Index Academic Repository vise à maintenir un dossier scientifique stable, clair et vérifiable des documents déposés.

Les documents, les métadonnées et les relations entre les différentes versions sont gérés de manière à permettre le suivi de l’historique académique d’un travail dans le temps et à éviter que les corrections, mises à jour ou retraits n’entraînent la perte injustifiée d’informations bibliographiques essentielles.

1. Principe de stabilité du dossier scientifique

Après la publication d’un document dans le Repository, sa notice doit rester aussi stable que possible.

Cette stabilité est importante pour :

  • la citation ;
  • l’identification ;
  • le maintien des DOI et autres identifiants ;
  • les liens avec des publications et versions ultérieures ;
  • la vérification de l’historique du document ;
  • l’intégrité du dossier scientifique.

Par conséquent, les documents ne sont pas supprimés ou remplacés arbitrairement simplement parce qu’une version plus récente devient disponible ou parce que l’auteur souhaite apporter des modifications mineures.

2. Conservation des documents

Index Academic Repository vise à conserver à long terme :

  • les fichiers déposés ;
  • les métadonnées ;
  • les identifiants ;
  • les informations relatives aux versions ;
  • les licences et les droits d’accès ;
  • les relations avec d’autres versions ou publications ;
  • l’historique des modifications pertinentes.

Selon l’infrastructure technique disponible, le Repository peut utiliser :

  • des copies de sauvegarde ;
  • la redondance des fichiers ;
  • la migration vers des formats plus récents ;
  • des contrôles d’intégrité des fichiers ;
  • la mise à jour des URL ;
  • le maintien des DOI et autres identifiants persistants.

La conservation à long terme est assurée dans les limites des ressources techniques, juridiques et institutionnelles disponibles.

3. Formats recommandés pour la conservation

Pour les documents textuels, le format privilégié est le PDF, de préférence sous une forme adaptée à l’archivage et à l’indexation.

Pour les autres types de contenus, des formats standards et largement utilisés peuvent être employés selon la nature du document.

Le Repository peut conserver :

  • le fichier original ;
  • une copie optimisée pour l’accès ;
  • une copie techniquement migrée à des fins de conservation.

Une conversion technique destinée à la conservation ne doit pas modifier le contenu intellectuel du document.

4. Identification de la version

Pour chaque document, la version déposée doit être indiquée dans la mesure du possible.

Il peut s’agir de :

  • Preprint ;
  • Accepted Author Manuscript (AAM) ;
  • Version of Record (VoR) ;
  • version révisée ;
  • version corrigée ;
  • autre version clairement identifiée.

L’information relative à la version fait partie des métadonnées du document.

5. Plusieurs versions du même travail

Le Repository peut conserver plusieurs versions du même travail lorsque cela est justifié.

Par exemple, il peut exister :

  • un preprint ;
  • un manuscrit accepté ;
  • une version publiée ;
  • une version corrigée ou révisée.

Ces versions doivent être reliées entre elles au moyen de métadonnées claires.

Si une version ultérieure devient la version recommandée pour la citation, cela peut être indiqué explicitement dans la notice.

6. Relation entre le preprint et la publication finale

Si un preprint déposé est ensuite publié dans une revue ou par un éditeur, la notice du preprint peut être mise à jour avec :

  • le titre de la publication finale ;
  • la référence bibliographique ;
  • le DOI de la Version of Record ;
  • un lien vers la publication originale ;
  • l’indication qu’une version publiée existe.

Le preprint ne doit pas être supprimé simplement parce que la version finale est parue.

Les deux versions peuvent rester distinctes, avec une relation clairement indiquée entre elles.

7. Mises à jour et nouvelles versions

Une nouvelle version peut être ajoutée lorsque :

  • l’auteur apporte des modifications substantielles ;
  • une version acceptée devient disponible ;
  • la Version of Record devient disponible ;
  • des erreurs importantes sont corrigées ;
  • le document est considérablement enrichi ;
  • une version officielle plus récente apparaît.

La nouvelle version doit être identifiée de manière à ne pas être confondue avec la précédente.

Le Repository vise à éviter le remplacement silencieux des fichiers lorsque les modifications sont substantielles.

8. Corrections mineures

Les erreurs mineures peuvent être corrigées sans création d’une nouvelle notice.

Il peut s’agir, par exemple :

  • de fautes d’orthographe ;
  • d’erreurs de mise en forme ;
  • de corrections d’affiliation ;
  • de l’ajout d’un ORCID ;
  • de la correction d’une URL ;
  • de l’ajout ou de la correction de métadonnées ;
  • de petites erreurs typographiques.

Si l’objet académique reste le même, le DOI ne doit pas être modifié uniquement en raison de telles corrections.

9. Corrections substantielles

Si les modifications affectent substantiellement le contenu ou les conclusions du document, le Repository peut :

  • publier une nouvelle version ;
  • conserver la version précédente ;
  • relier explicitement les deux versions ;
  • indiquer quelle version est la plus récente ;
  • publier une note de correction.

L’objectif est de préserver la transparence et d’éviter toute modification rétroactive du dossier scientifique.

10. Erreurs dans la publication originale

Si le document déposé est une copie d’un travail publié ailleurs et que l’erreur provient de la publication originale, la correction formelle de cette publication reste de la responsabilité de l’éditeur d’origine.

Index Academic Repository peut :

  • mettre à jour les métadonnées ;
  • ajouter un lien vers une correction ;
  • indiquer l’existence d’un erratum, corrigendum ou avis de rétractation ;
  • mettre à jour la relation avec la version publiée.

Le Repository ne doit pas modifier sans autorisation la Version of Record d’un autre éditeur.

11. Retrait des documents

Le retrait d’un document du Repository constitue une mesure exceptionnelle.

Il peut être justifié dans des situations telles que :

  • violation des droits d’auteur ;
  • dépôt sans autorisation ;
  • présence de données personnelles ou confidentielles publiées sans base juridique ;
  • existence d’une obligation légale ;
  • plagiat grave ;
  • fabrication ou falsification de données ;
  • fraude académique ;
  • erreurs majeures rendant le document peu fiable ou trompeur ;
  • risques sérieux pour des personnes ;
  • demande justifiée du titulaire des droits ;
  • autres motifs juridiques ou éthiques importants.

12. Restriction temporaire de l’accès

Lorsque la situation n’est pas encore clarifiée, le Repository peut temporairement restreindre l’accès au fichier.

Cette mesure peut notamment être utilisée en cas :

  • de plainte relative au droit d’auteur ;
  • de litige concernant la qualité d’auteur ;
  • de signalement concernant des données personnelles ;
  • de suspicion de manquement à l’intégrité académique ;
  • de demande juridique.

Pendant l’examen, les métadonnées peuvent rester publiques lorsque les circonstances le permettent.

13. Retrait du fichier et maintien de la notice

Dans la mesure du possible, le retrait d’un document ne doit pas entraîner la disparition complète de sa trace bibliographique.

Le Repository peut conserver :

  • le titre ;
  • les auteurs ;
  • l’année ;
  • le DOI ;
  • d’autres métadonnées essentielles ;
  • une indication signalant que le document a été retiré.

Le fichier lui-même peut devenir inaccessible.

Cette pratique contribue à préserver l’intégrité des citations et du dossier scientifique.

14. Avis de retrait

Lorsqu’un document est retiré, sa page peut afficher une mention telle que :

Retiré / Withdrawn

Lorsque cela est légal et approprié, cet avis peut inclure :

  • la date du retrait ;
  • le motif général ;
  • l’indication que le retrait a été demandé par l’auteur, le titulaire des droits ou l’administrateur ;
  • des liens vers des corrections ou des publications associées.

Les informations confidentielles ou les accusations non vérifiées ne doivent pas être publiées.

15. Retrait à la demande de l’auteur

Un auteur peut demander le retrait d’un document, mais cette demande n’entraîne pas automatiquement sa suppression complète.

La demande est examinée en tenant compte :

  • du motif du retrait ;
  • de l’existence d’un DOI ;
  • des citations existantes ;
  • du statut des droits ;
  • des obligations de conservation ;
  • de l’intégrité du dossier scientifique ;
  • des éventuels droits de tiers.

Des motifs purement personnels ou la préférence de l’auteur pour une autre plateforme ne justifient pas automatiquement la suppression complète de la notice.

16. Documents avec DOI

Si un document retiré possède un DOI :

  • le DOI n’est pas supprimé ;
  • le DOI n’est pas réutilisé ;
  • l’identifiant doit rester associé à ce document ;
  • lorsque cela est possible, le DOI doit résoudre vers la page de retrait.

Cette règle protège les citations existantes et la persistance de l’identifiant.

17. Documents sans DOI

Pour les documents sans DOI, le Repository peut néanmoins conserver la notice bibliographique et l’URL stable lorsque cela est justifié.

L’objectif est d’éviter la disparition complète d’une ressource qui a déjà pu être citée ou utilisée.

18. Retrait versus suppression

Le Repository distingue entre :

Retrait – le document n’est plus accessible, mais la notice et l’historique peuvent être conservés.

Suppression complète – le fichier et, dans certains cas, la notice sont supprimés.

La suppression complète doit être réservée aux situations où la conservation même des métadonnées serait illégale, dangereuse ou incompatible avec les obligations applicables.

19. Corrections après retrait

Si le problème ayant entraîné le retrait peut être résolu, le Repository peut accepter :

  • une version corrigée ;
  • une nouvelle version ;
  • une republication ;
  • une nouvelle notice si l’objet académique est substantiellement différent.

La relation avec la version retirée doit être indiquée lorsqu’elle est pertinente.

20. Documents en double

Si la même version a été déposée plusieurs fois par erreur, les notices en double peuvent être regroupées ou supprimées.

Le Repository doit préserver, dans la mesure du possible :

  • la notice principale ;
  • le DOI correct ;
  • les citations existantes ;
  • l’URL ou la redirection pertinente.

Un doublon technique n’équivaut pas à une nouvelle version académique.

21. Continuité de l’accès

Index Academic Repository vise à réduire le risque de perte d’accès en :

  • conservant des copies de sauvegarde ;
  • mettant à jour l’infrastructure ;
  • effectuant une migration contrôlée des fichiers ;
  • préservant les métadonnées ;
  • mettant à jour les adresses associées aux DOI ;
  • surveillant l’intégrité des fichiers.

Une disponibilité absolument ininterrompue ne peut être garantie, mais l’objectif est la conservation à long terme du dossier scientifique.

22. Migration technique

En cas de changement de plateforme, de domaine, de serveur ou de format technique, Index Academic vise à préserver :

  • les DOI ;
  • les identifiants ;
  • les métadonnées ;
  • les relations entre versions ;
  • l’historique des retraits et corrections ;
  • l’accès aux fichiers lorsque cela est possible.

La migration technique ne doit pas créer inutilement de nouvelles identités bibliographiques pour les mêmes objets.

23. Historique des modifications

Pour les modifications importantes, le Repository peut conserver des informations concernant :

  • la date de la modification ;
  • le type de modification ;
  • la version précédente ;
  • la version actuelle ;
  • le motif de la mise à jour ;
  • la relation entre les versions.

Il n’est pas nécessaire d’afficher publiquement toutes les modifications techniques mineures.

24. Responsabilité de l’auteur et du déposant

Les auteurs et déposants doivent informer Index Academic lorsqu’ils apprennent que :

  • le document nécessite des corrections importantes ;
  • un problème de droit d’auteur existe ;
  • une version publiée est parue ;
  • un nouveau DOI a été attribué à la publication finale ;
  • la publication originale a fait l’objet d’une correction ou d’une rétractation ;
  • le document contient une erreur grave ;
  • l’accès devrait être restreint pour des raisons juridiques.

25. Responsabilité d’Index Academic Repository

Le Repository vise à gérer la conservation, les versions, les corrections et les retraits de manière :

  • transparente ;
  • cohérente ;
  • documentée ;
  • proportionnée à la nature du problème ;
  • compatible avec l’intégrité du dossier scientifique.

L’objectif principal est de préserver un historique bibliographique aussi clair que possible sans maintenir l’accès à des documents qui ne peuvent pas être diffusés légalement ou qui présentent de graves problèmes d’intégrité.

26. Principe général

Dans Index Academic Repository, la correction d’un travail ne doit pas signifier l’effacement de son histoire, et une nouvelle version ne doit pas rendre la version précédente impossible à identifier.

Le retrait n’est utilisé que lorsqu’il existe des motifs suffisants, et la stabilité, la transparence et l’intégrité du dossier scientifique ont priorité dans la gestion à long terme des documents.

 

[Politique repository]
[Politique DOI]
[Droits d’auteur, licences et droits de dépôt]
[Métadonnées et interopérabilité]