1. Introduction

Index Academic respecte la vie privée des utilisateurs et la protection des données à caractère personnel.

La présente Politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et, le cas échéant, communiquées dans le cadre :

  • du site web Index Academic ;
  • de la revue Index Academic et de sa plateforme éditoriale OJS ;
  • d’Index Academic Repository ;
  • des formulaires de dépôt, de contact et de candidature ;
  • des communications éditoriales et administratives ;
  • des autres services associés à la plateforme.

La plateforme est administrée par MultiMedia Publishing, Bucarest, Roumanie.

Les données personnelles sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris, lorsqu’il s’applique, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles traitées par la plateforme Index Academic est :

MultiMedia Publishing
Bucarest, Roumanie
E-mail : contact@indexacademic.ro

Les demandes relatives à la protection des données peuvent également être transmises via la page officielle de contact d’Index Academic.

3. Données que nous pouvons collecter

Selon les services utilisés, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

Données d’identification et de contact

  • nom et prénom ;
  • adresse e-mail ;
  • affiliation institutionnelle ;
  • pays ;
  • fonction ou rôle académique ;
  • ORCID ;
  • autres identifiants académiques fournis volontairement.

Données relatives aux comptes

Lorsqu’un compte est créé sur la plateforme, peuvent être traités :

  • le nom d’utilisateur ;
  • l’adresse e-mail ;
  • les rôles attribués ;
  • les préférences linguistiques ;
  • l’historique pertinent des activités éditoriales ;
  • les informations techniques relatives à l’authentification et à la sécurité.

Les mots de passe sont gérés techniquement par le système et ne sont pas accessibles aux administrateurs sous une forme lisible.

4. Données traitées dans le cadre de la revue Index Academic

Pour les auteurs et contributeurs, peuvent être traités :

  • le nom ;
  • l’affiliation ;
  • l’adresse e-mail ;
  • l’ORCID ;
  • la biographie académique, si elle est fournie ;
  • les manuscrits ;
  • les fichiers supplémentaires ;
  • les métadonnées bibliographiques ;
  • les déclarations de conflits d’intérêts ;
  • les informations relatives au financement ;
  • les informations concernant les approbations éthiques ;
  • la correspondance éditoriale ;
  • l’historique des révisions et des décisions éditoriales.

Pour les évaluateurs, peuvent être traités :

  • le nom ;
  • l’adresse e-mail ;
  • l’affiliation ;
  • l’ORCID ;
  • les domaines d’expertise ;
  • les intérêts en matière d’évaluation ;
  • les invitations et réponses ;
  • les rapports d’évaluation ;
  • les recommandations éditoriales ;
  • les informations relatives aux conflits d’intérêts.

Dans le cadre du système d’évaluation par les pairs en double anonymat, Index Academic vise à protéger l’identité des auteurs et des évaluateurs conformément à la politique éditoriale applicable.

5. Données traitées pour Index Academic Repository

Pour les demandes de dépôt, nous pouvons traiter :

  • le nom du déposant ;
  • l’adresse e-mail ;
  • l’affiliation ;
  • l’ORCID ;
  • la qualité dans laquelle le dépôt est effectué ;
  • les noms et informations bibliographiques des auteurs ;
  • les fichiers téléversés ;
  • le titre, le résumé et les mots-clés ;
  • la discipline ;
  • le type de document ;
  • la langue ;
  • les informations relatives à une publication antérieure ;
  • le DOI, l’ISBN, l’ISSN et autres identifiants ;
  • les informations relatives au droit d’auteur ;
  • la licence ;
  • les informations relatives aux droits de dépôt ;
  • les informations concernant un embargo ;
  • les communications avec les administrateurs du Repository.

Certaines de ces informations deviennent publiques si le document est accepté dans le Repository.

6. Données bibliographiques publiques

Par la nature même de la publication académique et d’un Repository, certaines informations doivent être publiques.

Elles peuvent notamment comprendre :

  • le nom des auteurs ;
  • l’affiliation ;
  • l’ORCID ;
  • le titre du travail ;
  • le résumé ;
  • les mots-clés ;
  • la date de publication ;
  • le type de document ;
  • la discipline ;
  • la langue ;
  • le DOI ;
  • l’ISBN ;
  • l’ISSN ;
  • la licence ;
  • la publication originale ;
  • d’autres informations bibliographiques.

Ces données peuvent être indexées et redistribuées par des services académiques, des moteurs de recherche, des bibliothèques et des agrégateurs.

Leur publication vise à permettre l’identification, la citation, la découverte et la conservation des résultats académiques.

7. Formulaires et correspondance

Lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire ou contacte Index Academic, nous pouvons traiter :

  • le nom ;
  • l’adresse e-mail ;
  • l’institution ;
  • le contenu du message ;
  • les fichiers transmis ;
  • la date et l’heure de la communication ;
  • l’historique de la correspondance.

Ces données sont utilisées pour traiter la demande et conserver une documentation administrative appropriée.

8. Données techniques

Lors de l’utilisation de la plateforme, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, notamment :

  • l’adresse IP ;
  • le type de navigateur ;
  • le type d’appareil ;
  • le système d’exploitation ;
  • les pages consultées ;
  • la date et l’heure de l’accès ;
  • les journaux du serveur ;
  • les informations relatives aux erreurs et à la sécurité.

Ces données peuvent être utilisées pour :

  • la sécurité de la plateforme ;
  • la prévention des abus ;
  • le diagnostic de problèmes techniques ;
  • le fonctionnement des services ;
  • l’analyse agrégée de l’utilisation.

9. Cookies

La plateforme peut utiliser des cookies et des technologies similaires.

Certains cookies sont strictement nécessaires pour :

  • l’authentification ;
  • la sécurité ;
  • le fonctionnement de WordPress ;
  • le fonctionnement d’OJS ;
  • la conservation des préférences de l’utilisateur.

D’autres cookies peuvent être utilisés à des fins statistiques ou pour d’autres fonctions, dans la mesure permise par la loi et conformément aux choix de l’utilisateur.

Des informations complémentaires sont disponibles dans la Politique relative aux cookies.

10. Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent être traitées aux fins suivantes :

  • administration des comptes ;
  • réception et gestion des manuscrits ;
  • organisation du processus d’évaluation par les pairs ;
  • communication avec les auteurs, évaluateurs et éditeurs ;
  • publication des articles ;
  • gestion du Repository ;
  • vérification des demandes de dépôt ;
  • publication des métadonnées ;
  • enregistrement et maintien des DOI ;
  • gestion des droits et licences ;
  • gestion des candidatures à des rôles éditoriaux ;
  • réponse aux demandes ;
  • prévention de la fraude et des abus ;
  • sécurité de la plateforme ;
  • conservation du dossier scientifique ;
  • respect des obligations légales ;
  • amélioration du fonctionnement des services.

11. Base juridique du traitement

Selon le contexte, les données peuvent être traitées sur la base :

  • de l’exécution d’un service demandé par l’utilisateur ou de mesures nécessaires avant sa fourniture ;
  • de l’intérêt légitime à administrer une plateforme académique et à maintenir la sécurité, l’intégrité éditoriale et le dossier scientifique ;
  • du respect d’obligations légales ;
  • du consentement, lorsque celui-ci est requis ;
  • de toute autre base juridique applicable à la situation concernée.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré pour l’avenir sans affecter la licéité du traitement effectué avant son retrait.

12. Fourniture obligatoire ou facultative des données

Certaines données sont nécessaires pour fournir le service demandé.

Par exemple :

  • une adresse e-mail est nécessaire pour la communication éditoriale ;
  • le nom des auteurs est nécessaire à la publication et à la citation d’un travail ;
  • certaines métadonnées sont nécessaires à l’enregistrement d’un DOI ;
  • les informations relatives aux droits peuvent être nécessaires pour accepter un document dans le Repository.

Si les informations obligatoires ne sont pas fournies, la demande concernée peut ne pas pouvoir être traitée.

D’autres informations sont facultatives et sont signalées comme telles.

13. Personnes pouvant accéder aux données

L’accès aux données est limité, selon les besoins, à :

  • les administrateurs de la plateforme ;
  • les éditeurs de la revue ;
  • le personnel éditorial autorisé ;
  • les évaluateurs, dans la mesure nécessaire au processus de peer review ;
  • les prestataires techniques autorisés ;
  • d’autres personnes disposant d’un besoin légitime d’accès pour fournir les services.

Les données ne sont pas vendues à des tiers à des fins publicitaires.

14. Prestataires et services externes

Des services externes peuvent être utilisés pour le fonctionnement de la plateforme, notamment pour :

  • l’hébergement web ;
  • la messagerie électronique ;
  • la sécurité ;
  • les sauvegardes ;
  • les services DOI ;
  • ORCID ;
  • l’analyse du trafic ;
  • les services anti-spam ;
  • d’autres services techniques.

Lorsque ces services traitent des données personnelles, leur accès doit être limité à ce qui est nécessaire à la fourniture du service concerné.

15. DOI et services académiques

Pour l’enregistrement et l’administration des DOI, certaines métadonnées bibliographiques peuvent être transmises à l’infrastructure DOI et à des services tels que Crossref.

Ces informations peuvent comprendre :

  • le nom des auteurs ;
  • le titre ;
  • l’ORCID ;
  • la date ;
  • la publication ;
  • le DOI ;
  • l’URL ;
  • d’autres métadonnées académiques.

Par la nature du système DOI, ces métadonnées sont destinées à être publiques et réutilisables aux fins d’identification et de citation académiques.

16. Indexation et agrégation académiques

Les métadonnées publiques peuvent être consultées, collectées ou indexées par :

  • des moteurs de recherche ;
  • Google Scholar et d’autres services académiques ;
  • OpenAlex ;
  • des bibliothèques ;
  • des catalogues ;
  • des bases de données ;
  • des agrégateurs ;
  • des services bibliométriques ;
  • d’autres infrastructures de recherche.

Index Academic ne peut contrôler toutes les réutilisations ultérieures d’informations qui ont été légalement rendues publiques dans le cadre du dossier scientifique.

17. Transferts internationaux

Certains prestataires ou certaines infrastructures académiques peuvent traiter des données en dehors de la Roumanie ou de l’Espace économique européen.

Lorsque la législation l’exige, des mécanismes juridiques appropriés sont utilisés pour les transferts internationaux de données.

Les métadonnées académiques publiques peuvent être accessibles dans le monde entier du fait de la nature des services de publication, DOI, indexation et découverte académique.

18. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si des motifs juridiques, académiques ou d’archivage imposent une conservation plus longue.

La durée peut varier selon la nature des données.

Par exemple :

  • les données administratives peuvent être conservées aussi longtemps que nécessaire à la gestion du service ;
  • la correspondance peut être conservée pour documenter les processus éditoriaux ;
  • les journaux techniques peuvent être conservés pendant une période limitée ;
  • les données relatives aux articles publiés peuvent être conservées à long terme ;
  • les métadonnées du Repository peuvent être conservées afin de préserver le dossier scientifique ;
  • les DOI et les métadonnées associées sont, par nature, destinés à être persistants.

19. Dossier scientifique et droit à l’effacement

Le droit à l’effacement n’est pas absolu.

Dans le domaine de la publication académique, certaines données peuvent devoir être conservées afin de préserver :

  • l’intégrité du dossier scientifique ;
  • l’identification des auteurs ;
  • les citations ;
  • les DOI ;
  • la documentation du processus éditorial ;
  • la prévention de la fraude ;
  • le respect d’obligations légales.

Par exemple, la suppression d’un compte n’entraîne pas automatiquement la suppression du nom d’un auteur figurant dans un article publié légalement.

Les demandes sont examinées au regard des circonstances particulières et de la législation applicable.

20. Données des évaluateurs

L’identité des évaluateurs est traitée conformément à la politique d’évaluation par les pairs en double anonymat.

Les rapports d’évaluation et la correspondance associée peuvent être conservés afin de :

  • documenter le processus éditorial ;
  • traiter les recours ;
  • vérifier l’intégrité éditoriale ;
  • prévenir les abus ;
  • conserver les archives de la revue.

L’identité des évaluateurs n’est pas communiquée aux auteurs ou au public, sauf s’il existe une base juridique ou une procédure explicite le permettant.

21. Données relatives aux mineurs

Les services Index Academic s’adressent principalement aux auteurs, chercheurs, universitaires et autres utilisateurs du milieu académique.

Index Academic ne cherche pas délibérément à collecter des données personnelles auprès d’enfants qui ne sont pas légalement en mesure de fournir de telles données.

Si des données sont identifiées comme ayant été transmises de manière inappropriée par un mineur, elles peuvent être examinées et, le cas échéant, supprimées ou restreintes.

22. Données sensibles

Index Academic ne demande normalement pas aux utilisateurs de fournir des catégories particulières de données à caractère personnel.

Les auteurs et déposants doivent éviter d’inclure inutilement, dans des formulaires, manuscrits, fichiers ou documents supplémentaires, des données sensibles ou confidentielles concernant des personnes identifiables.

Pour les recherches impliquant des participants humains, les auteurs sont responsables du respect des exigences éthiques et juridiques applicables.

23. Sécurité des données

Index Academic utilise des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre :

  • l’accès non autorisé ;
  • la perte ;
  • l’altération ;
  • la divulgation non autorisée ;
  • la destruction ;
  • l’utilisation abusive.

Ces mesures peuvent comprendre :

  • le contrôle des accès ;
  • l’authentification ;
  • la mise à jour des logiciels ;
  • les sauvegardes ;
  • des outils de sécurité ;
  • la limitation des accès administratifs ;
  • la surveillance des incidents techniques.

Aucun système connecté à Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

24. Violations de données personnelles

En cas d’incident de sécurité impliquant des données personnelles, la situation est évaluée afin de déterminer les risques et les mesures nécessaires.

Si la législation applicable impose de notifier l’autorité de contrôle ou les personnes concernées, cette notification sera effectuée conformément aux obligations légales applicables.

25. Droits des personnes concernées

Sous réserve de la législation applicable, les personnes peuvent disposer du droit :

  • d’accéder à leurs données personnelles ;
  • de faire rectifier des données inexactes ;
  • de compléter des données incomplètes ;
  • à l’effacement ;
  • à la limitation du traitement ;
  • de s’opposer à certains traitements ;
  • à la portabilité des données, lorsque cela est applicable ;
  • de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
  • d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente de protection des données.

Ces droits peuvent être soumis à des limitations légales, notamment lorsque la conservation de certaines informations est nécessaire pour préserver l’intégrité du dossier scientifique ou respecter une obligation légale.

26. Exercice des droits

Pour exercer leurs droits relatifs aux données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter Index Academic à l’aide des coordonnées officielles.

La demande doit contenir suffisamment d’informations pour permettre l’identification de la personne et des données concernées.

Afin de protéger les données, une vérification de l’identité du demandeur peut être nécessaire avant le traitement de la demande.

27. Réclamations

Les personnes estimant que leurs données ont été traitées en violation de la législation applicable peuvent d’abord contacter Index Academic afin de clarifier la situation.

Elles disposent également du droit de s’adresser à l’autorité compétente de contrôle en matière de protection des données.

En Roumanie, l’autorité compétente est l’Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

28. Prise de décision automatisée

Index Academic n’utilise normalement pas de processus exclusivement automatisés pour prendre des décisions éditoriales ayant des effets significatifs sur les auteurs.

Les décisions concernant :

  • l’acceptation ou le rejet d’un manuscrit ;
  • l’acceptation d’un document dans le Repository ;
  • le retrait d’un document ;
  • le traitement des problèmes d’intégrité,

font l’objet d’une intervention humaine.

Des outils techniques ou d’intelligence artificielle peuvent être utilisés en soutien, mais ils ne remplacent pas la responsabilité éditoriale ou administrative.

29. Liens vers d’autres sites web

Index Academic peut contenir des liens vers des sites web et services externes.

La présente Politique de confidentialité ne régit pas la manière dont ces tiers traitent les données personnelles.

Les utilisateurs doivent consulter les politiques de confidentialité des services externes auxquels ils accèdent.

30. Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique peut être mise à jour afin de refléter :

  • des modifications législatives ;
  • des modifications techniques ;
  • de nouveaux services ;
  • des changements dans les processus éditoriaux ;
  • le développement du Repository ;
  • des changements concernant les prestataires ou l’infrastructure.

La version publiée sur le site constitue la politique en vigueur.

Pour les modifications importantes, la date de mise à jour peut être indiquée et, lorsque cela est nécessaire, des informations supplémentaires peuvent être communiquées aux utilisateurs.

31. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité, à la protection des données ou à l’exercice des droits, les utilisateurs peuvent contacter :

MultiMedia Publishing / Index Academic
Bucarest, Roumanie
E-mail : contact@indexacademic.ro

Dernière mise à jour : 16 septembre 2026