Index Academic Repository utilise des métadonnées bibliographiques structurées pour l’identification, la description, la découverte, la citation et l’interopérabilité des documents déposés.

Les métadonnées font partie intégrante de chaque notice et sont gérées séparément du fichier du document, de sorte que les informations essentielles relatives à un document puissent rester accessibles et réutilisables même lorsque l’accès au fichier est restreint ou soumis à un embargo.

1. Objectif des métadonnées

Les métadonnées sont utilisées pour :

  • identifier clairement les documents ;
  • faciliter la recherche et la navigation dans le Repository ;
  • générer les informations nécessaires à la citation ;
  • distinguer les différentes versions d’un document ;
  • établir des liens avec les publications originales ;
  • associer les auteurs à des identifiants tels que ORCID ;
  • transmettre des informations aux moteurs de recherche et aux services académiques ;
  • faciliter l’échange de données entre systèmes ;
  • soutenir la conservation et l’identification à long terme.

2. Métadonnées fournies

Selon le type de document et les informations disponibles, une notice peut comprendre :

  • le titre ;
  • le sous-titre ;
  • le nom de l’auteur ou des auteurs ;
  • l’ORCID ;
  • l’affiliation institutionnelle ;
  • le pays ou l’institution associé à l’auteur ;
  • le résumé ;
  • les mots-clés ;
  • la discipline et la sous-discipline ;
  • le type de document ;
  • la langue ;
  • la date ou l’année de création/publication ;
  • la date de dépôt ;
  • la version du document ;
  • la publication originale, le cas échéant ;
  • la référence bibliographique ;
  • le DOI ;
  • l’ISBN ;
  • l’ISSN ;
  • d’autres identifiants bibliographiques ou persistants ;
  • les informations relatives au financement, lorsqu’elles sont pertinentes ;
  • la licence ;
  • le statut du droit d’auteur ;
  • les droits de dépôt ;
  • la période d’embargo, le cas échéant ;
  • les relations avec d’autres versions ou documents associés ;
  • l’URL stable de la notice.

Tous les champs ne sont pas applicables à chaque type de document.

3. Identification des auteurs

Index Academic encourage l’utilisation de l’ORCID iD pour les auteurs et les contributeurs.

ORCID contribue à distinguer les auteurs portant des noms similaires et à établir des liens plus précis entre les personnes et leurs productions académiques.

Lorsqu’il est disponible et fourni par l’auteur, l’ORCID peut être inclus dans les métadonnées publiques du document.

4. Identifiants bibliographiques et persistants

Le Repository conserve les identifiants existants des documents lorsqu’ils sont disponibles.

Ils peuvent notamment comprendre :

  • DOI ;
  • ISBN ;
  • ISSN ;
  • ORCID pour les auteurs ;
  • d’autres identifiants pertinents.

Un document déjà publié et disposant d’un DOI conserve son DOI d’origine.

Pour certains documents éligibles ne disposant pas d’un DOI, un DOI peut être attribué conformément à la Politique DOI d’Index Academic Repository.

5. Relations entre les versions

Lorsqu’il existe plusieurs versions du même travail, les métadonnées doivent permettre d’identifier les relations entre celles-ci.

Il peut s’agir, par exemple, de :

  • Preprint ;
  • Accepted Author Manuscript ;
  • Version of Record ;
  • version révisée ;
  • version corrigée ;
  • publication ultérieure.

Lorsqu’un preprint ou un manuscrit déposé est ensuite publié officiellement, la notice du Repository peut être mise à jour avec la référence bibliographique et le DOI de la publication finale.

6. Exposition des métadonnées

Les métadonnées publiques du Repository sont destinées à pouvoir être découvertes et traitées par des services externes, dans les limites de l’infrastructure technique disponible.

Elles peuvent être exposées à :

  • des moteurs de recherche généraux ;
  • des moteurs de recherche académiques ;
  • des services d’indexation ;
  • des agrégateurs de métadonnées ;
  • des catalogues de bibliothèques ;
  • des services bibliographiques ;
  • des infrastructures d’identifiants persistants ;
  • d’autres plateformes académiques et de recherche.

Index Academic vise à utiliser des structures de métadonnées compatibles avec les pratiques actuelles de découverte et d’échange de l’information scientifique.

7. Interopérabilité

Index Academic Repository vise à rendre ses métadonnées utilisables et interprétables par d’autres systèmes académiques.

Selon le développement technique de la plateforme, l’interopérabilité peut inclure :

  • des métadonnées structurées dans les pages web ;
  • des formats normalisés de description bibliographique ;
  • l’export de citations ;
  • des identifiants persistants ;
  • des liens entre les versions et les publications ;
  • l’intégration avec des services externes ;
  • des protocoles ou interfaces permettant la collecte des métadonnées.

La mise en œuvre de services ou de protocoles spécifiques peut évoluer à mesure que l’infrastructure du Repository est développée.

8. Réutilisation des métadonnées

Les métadonnées bibliographiques publiques sont destinées à une réutilisation aussi large que possible à des fins telles que :

  • l’indexation ;
  • le catalogage ;
  • la citation ;
  • la recherche ;
  • l’analyse bibliométrique ;
  • l’agrégation ;
  • la découverte académique ;
  • la création de liens entre ressources.

La réutilisation des métadonnées ne modifie ni les droits d’auteur ni la licence du document lui-même.

La licence d’un document et les conditions de réutilisation de ses métadonnées sont deux éléments distincts.

9. Métadonnées et documents à accès restreint

Lorsque l’accès à un fichier est restreint en raison du droit d’auteur, d’un embargo ou d’autres conditions juridiques, les métadonnées bibliographiques peuvent rester publiques lorsque cela est autorisé.

Ainsi, l’existence du document peut être identifiée, citée et découverte même avant que l’accès intégral au document ne devienne disponible.

10. Qualité des métadonnées

Index Academic vise à maintenir des métadonnées :

  • exactes ;
  • complètes ;
  • cohérentes ;
  • à jour ;
  • vérifiables ;
  • compatibles avec le document décrit.

Les administrateurs du Repository peuvent corriger les erreurs évidentes d’orthographe, de formatage, de normalisation ou de structuration.

Pour les modifications importantes concernant l’auteur, le titre, la publication originale, la version ou les identifiants d’un document, des informations ou confirmations supplémentaires peuvent être demandées.

11. Mise à jour des métadonnées

Les métadonnées peuvent être mises à jour lorsque :

  • une erreur est corrigée ;
  • un ORCID devient disponible ;
  • un DOI est attribué ou identifié ;
  • une version publiée devient disponible ;
  • une période d’embargo prend fin ;
  • l’URL de destination change ;
  • des informations bibliographiques supplémentaires deviennent disponibles ;
  • il est nécessaire de clarifier la relation entre différentes versions.

La mise à jour des métadonnées ne nécessite normalement pas la création d’une nouvelle notice si l’objet académique reste le même.

12. Métadonnées et conservation à long terme

Les métadonnées sont conservées avec les informations nécessaires à l’identification du document, afin que la notice académique puisse rester compréhensible même après des modifications de l’infrastructure technique.

En cas de déplacement d’une page ou de migration de la plateforme, Index Academic vise à préserver les identifiants persistants et à mettre à jour les liens correspondants.

13. Principe général

Index Academic Repository considère les métadonnées comme une composante essentielle de l’infrastructure académique.

Leur objectif ne se limite pas à la description des documents à l’intérieur du site, mais consiste également à faciliter la découverte, la citation, l’interopérabilité, l’indexation et la réutilisation des informations bibliographiques dans l’écosystème académique numérique.

 

[Instructions de soumission]
[Politique de dépôt]
[Politique DOI]