Index Academic Repository est un dépôt académique numérique multidisciplinaire administré par MultiMedia Publishing, destiné à l’archivage, à l’organisation, à la conservation et à la diffusion de documents académiques et scientifiques.

Le dépôt vise à assurer un accès stable et durable aux résultats de la recherche, dans le respect des droits d’auteur, de l’intégrité académique, de l’exactitude des métadonnées et des exigences de conservation numérique.

L’inclusion d’un document dans le dépôt ne constitue pas une publication dans la revue Index Academic et n’implique pas une évaluation par les pairs.

Les documents ne sont pas publiés automatiquement. Chaque dépôt peut faire l’objet d’une vérification administrative et éditoriale avant son inclusion.

1. Champ d’application et critères généraux d’acceptation

Index Academic Repository peut inclure des documents académiques, scientifiques, éducatifs et de recherche relevant d’un large éventail de disciplines.

Pour être accepté, un document doit normalement :

  • avoir un caractère académique, scientifique, éducatif ou de recherche ;
  • pouvoir être clairement identifié par son auteur, son titre et d’autres métadonnées pertinentes ;
  • être déposé par une personne habilitée à demander son archivage ;
  • respecter les droits d’auteur et les conditions d’auto-archivage applicables ;
  • ne pas contenir de contenus illégaux, frauduleux ou incompatibles avec la finalité du dépôt ;
  • être disponible dans un format technique approprié ;
  • permettre d’établir son statut éditorial et juridique ;
  • ne pas créer de confusion concernant la version du document ou sa publication originale.

L’acceptation dans le dépôt ne constitue pas une certification de la valeur scientifique du document.

2. Vérification administrative et éditoriale

Chaque document proposé peut faire l’objet d’une vérification avant sa publication.

Cette vérification peut notamment porter sur :

  • la pertinence par rapport au profil académique du dépôt ;
  • l’identité et les informations concernant l’auteur ou les auteurs ;
  • l’exhaustivité des métadonnées ;
  • la cohérence entre le fichier et les informations fournies ;
  • le type et la version du document ;
  • l’existence d’une publication antérieure ;
  • l’existence d’un DOI ou d’un autre identifiant persistant ;
  • les droits de dépôt ;
  • la licence ou le statut juridique applicable ;
  • les éventuelles périodes d’embargo ;
  • le respect des exigences techniques.

Les administrateurs du dépôt peuvent demander des informations complémentaires, des précisions ou des corrections avant publication.

Cette vérification constitue un contrôle administratif et éditorial minimal et ne correspond pas à une évaluation par les pairs.

3. Indépendance par rapport à la revue Index Academic

Le dépôt et la revue Index Academic constituent deux composantes distinctes.

La publication d’un document dans le dépôt ne signifie pas qu’il :

  • a été accepté pour publication dans la revue ;
  • a été évalué par les évaluateurs de la revue ;
  • a fait l’objet d’une évaluation par les pairs ;
  • représente la position éditoriale de la revue ou de l’éditeur ;
  • peut être cité comme un article publié dans la revue Index Academic.

Lorsqu’un document a été précédemment publié dans une revue ou une autre publication académique, cette information doit être clairement indiquée dans ses métadonnées.

4. Intégrité des métadonnées

Les métadonnées constituent une partie essentielle de chaque notice du dépôt.

Elles doivent, dans la mesure du possible, être :

  • exactes ;
  • complètes ;
  • cohérentes ;
  • vérifiables ;
  • stables ;
  • compatibles avec les informations contenues dans le document déposé.

Selon le document, les métadonnées peuvent comprendre :

  • le titre ;
  • le sous-titre ;
  • les auteurs ;
  • les affiliations ;
  • l’ORCID ;
  • le résumé ;
  • les mots-clés ;
  • la discipline ;
  • le type de document ;
  • la langue ;
  • la date de publication ou de création ;
  • la version du document ;
  • la publication originale ;
  • le DOI ;
  • l’ISBN, l’ISSN ou d’autres identifiants ;
  • la licence ;
  • les informations relatives au financement ;
  • d’autres données bibliographiques pertinentes.

Index Academic se réserve le droit de corriger les erreurs évidentes de formatage ou de normalisation des métadonnées.

Les modifications affectant substantiellement l’auteur, le titre, le statut de publication ou l’identification du document peuvent nécessiter une confirmation du déposant ou des auteurs.

5. Contenu non accepté

Le dépôt peut refuser ou retirer les documents qui :

  • n’ont pas de caractère académique, scientifique, éducatif ou de recherche ;
  • portent atteinte aux droits d’auteur ou à d’autres droits de tiers ;
  • sont déposés sans l’autorisation nécessaire ;
  • contiennent un plagiat manifeste ou d’autres formes graves de manquement à l’intégrité académique ;
  • comprennent des données fabriquées, falsifiées ou présentées frauduleusement ;
  • contiennent des contenus illégaux ;
  • comprennent des données personnelles ou confidentielles publiées sans base juridique ;
  • contiennent des éléments diffamatoires, des menaces ou des contenus incompatibles avec la loi ;
  • contiennent des logiciels malveillants ou des fichiers dangereux ;
  • sont incomplets, corrompus ou impossibles à ouvrir ;
  • ne peuvent pas être suffisamment identifiés à l’aide de métadonnées ;
  • constituent des doublons inutiles de la même version ;
  • sont exclusivement commerciaux, promotionnels ou publicitaires ;
  • cherchent à créer faussement l’impression d’une évaluation académique, d’une publication ou d’une accréditation inexistante.

Index Academic peut demander des précisions avant de décider de refuser un dépôt.

6. Intégrité académique

Les auteurs et les déposants sont responsables de l’intégrité des documents déposés.

Si des soupçons crédibles apparaissent concernant :

  • le plagiat ;
  • la fabrication ou la falsification de données ;
  • la manipulation inappropriée d’images ;
  • l’attribution incorrecte de la qualité d’auteur ;
  • la publication non autorisée ;
  • la violation des droits d’auteur ;
  • l’utilisation inappropriée de données personnelles ;
  • d’autres manquements graves à l’intégrité académique,

le dépôt peut suspendre la publication, demander des explications ou restreindre l’accès au document jusqu’à clarification de la situation.

La vérification effectuée par le dépôt ne remplace pas les procédures d’enquête menées par les institutions, les éditeurs ou d’autres organismes compétents.

7. Versions des documents

Pour chaque document, la version déposée doit être identifiée dans la mesure du possible.

Il peut s’agir, par exemple, de :

  • Preprint ;
  • Accepted Author Manuscript (AAM) ;
  • Version of Record (VoR) ;
  • une version révisée ;
  • une version propre au dépôt pour les documents non publiés auparavant.

Lorsqu’il existe plusieurs versions du même document, le dépôt peut conserver les liens entre celles-ci et indiquer dans les métadonnées quelle version est actuelle ou recommandée pour la citation.

Une nouvelle version ne doit pas être présentée de manière trompeuse comme étant identique à une version publiée antérieurement.

8. Mise à jour des documents

Les documents publiés dans le dépôt peuvent nécessiter une mise à jour lorsque :

  • l’auteur fournit une version ultérieure ;
  • une période d’embargo expire ;
  • une version acceptée ou publiée devient disponible ;
  • la licence ou le statut juridique change ;
  • un DOI ou un autre identifiant devient disponible ;
  • des informations bibliographiques importantes sont corrigées.

Lorsqu’une mise à jour modifie substantiellement le contenu, une relation claire peut être conservée entre la version initiale et la version mise à jour.

Le dépôt vise à éviter le remplacement incontrôlé de documents qui empêcherait d’identifier une version précédemment citée.

9. Corrections

Les erreurs mineures dans les métadonnées peuvent être corrigées sans retrait du document.

Pour les erreurs plus importantes, le dépôt peut utiliser :

  • une mise à jour des métadonnées ;
  • une note de correction ;
  • une version corrigée du document ;
  • une notice associée à la version initiale.

La correction ne doit pas modifier de manière injustifiée l’historique du document.

Lorsqu’une erreur se trouve dans la publication originale et que le dépôt n’héberge qu’une copie, la correction de la publication originale reste de la responsabilité de l’éditeur concerné.

10. Retrait des documents

En principe, le dépôt vise à préserver durablement le dossier scientifique. Le retrait complet d’un document constitue donc une mesure exceptionnelle.

Un document peut être retiré ou son accès restreint dans des situations telles que :

  • violation des droits d’auteur ;
  • existence d’une décision ou obligation légale ;
  • publication non autorisée de données personnelles ou confidentielles ;
  • erreurs majeures rendant le document fondamentalement non fiable ;
  • fraude ou manquement grave à l’intégrité académique ;
  • demande justifiée du titulaire légal des droits ;
  • risques sérieux pour des personnes ou des institutions ;
  • autres motifs juridiques ou éthiques significatifs.

Lorsque cela est possible, la notice bibliographique peut être conservée et le document retiré remplacé par une notification indiquant que le contenu n’est plus disponible.

Pour les documents ayant reçu un DOI, l’identifiant ne doit pas être réutilisé pour un autre document.

11. Demandes de retrait formulées par les auteurs

Le simple souhait d’un auteur de supprimer un document ne garantit pas son effacement.

Après publication, le dépôt peut avoir l’obligation de préserver la stabilité du dossier scientifique, des identifiants persistants et des citations existantes.

Les demandes de retrait sont examinées individuellement en tenant compte :

  • des motifs invoqués ;
  • des droits de l’auteur ;
  • des droits de tiers ;
  • des citations existantes ;
  • des identifiants persistants ;
  • de l’intégrité du dossier scientifique ;
  • des obligations légales.

12. DOI et autres identifiants

Un document qui possède déjà un DOI conserve son DOI d’origine.

Index Academic Repository n’attribue pas un second DOI à un document uniquement parce qu’il est déposé.

Certains documents originaux et stables ne disposant pas déjà d’un DOI peuvent être éligibles à l’attribution d’un DOI conformément à la politique DOI du dépôt.

L’attribution d’un DOI ne constitue pas une évaluation par les pairs et ne certifie pas la qualité scientifique du document.

13. Droit d’auteur et licences

Les droits d’auteur sur les documents déposés restent la propriété de leurs titulaires, sauf si d’autres accords juridiques applicables en disposent autrement.

Le dépôt dans le Repository ne transfère pas automatiquement le droit d’auteur à Index Academic ou à MultiMedia Publishing.

Chaque document peut avoir son propre statut juridique :

  • licence Creative Commons ;
  • autre licence ouverte ;
  • licence spécifique d’un éditeur ;
  • Tous droits réservés / All rights reserved ;
  • autres conditions applicables.

Le déposant est responsable du choix correct du statut et doit disposer du droit d’autoriser le dépôt.

14. Accès et embargo

L’objectif du dépôt est de faciliter l’accès le plus large possible aux documents académiques.

Toutefois, l’accès peut être limité lorsque :

  • la politique de l’éditeur impose un embargo ;
  • les droits d’auteur n’autorisent pas une publication immédiate ;
  • des restrictions juridiques s’appliquent ;
  • certains fichiers contiennent des informations qui ne peuvent pas être rendues publiques.

Dans ces situations, les métadonnées peuvent rester accessibles au public même lorsque le fichier lui-même ne l’est pas encore, lorsque cela est autorisé.

Après expiration de l’embargo, l’accès peut être ouvert conformément aux conditions applicables.

15. Conservation à long terme

Index Academic Repository vise à maintenir l’accessibilité et l’identifiabilité à long terme des documents déposés.

À cette fin, le dépôt peut :

  • conserver des copies des fichiers et métadonnées ;
  • utiliser des formats adaptés à la conservation ;
  • effectuer des sauvegardes ;
  • migrer les fichiers vers des formats techniques plus récents lorsque cela est nécessaire ;
  • conserver les identifiants et les relations entre les différentes versions ;
  • maintenir des informations relatives à la provenance et à l’historique du document.

La conservation à long terme est assurée dans les limites de l’infrastructure technique, juridique et institutionnelle disponible.

16. Disponibilité du service

Index Academic s’efforce de maintenir le dépôt disponible et fonctionnel, mais ne peut garantir un accès ininterrompu en toutes circonstances.

Des interruptions temporaires peuvent survenir en raison :

  • d’opérations de maintenance ;
  • de mises à jour ;
  • de problèmes techniques ;
  • d’incidents de sécurité ;
  • de migrations d’infrastructure ;
  • de circonstances indépendantes de la volonté de l’administrateur.

Ces interventions n’affectent normalement pas le statut académique des documents déposés.

17. Responsabilité des auteurs et déposants

La responsabilité du contenu des documents appartient à leurs auteurs.

Le déposant est responsable :

  • de l’exactitude des informations fournies ;
  • du droit de demander le dépôt ;
  • de l’identification correcte des auteurs ;
  • de la déclaration des publications antérieures ;
  • de la déclaration des DOI et autres identifiants ;
  • du respect des politiques des éditeurs d’origine ;
  • du choix correct de la licence applicable ;
  • du respect des droits de tiers.

Index Academic peut corriger ou refuser un dépôt lorsque les informations fournies sont insuffisantes, contradictoires ou manifestement incorrectes.

18. Responsabilité d’Index Academic Repository

Le dépôt vise à :

  • maintenir les métadonnées aussi exactes que possible ;
  • conserver les liens avec les publications originales ;
  • respecter les droits des auteurs et des éditeurs ;
  • protéger l’intégrité du dossier scientifique ;
  • éviter l’attribution d’identifiants en double ;
  • gérer de manière transparente les corrections, les versions et les retraits ;
  • faciliter l’accès aux documents et leur découverte.

L’inclusion dans le dépôt n’implique pas l’approbation par MultiMedia Publishing des opinions, conclusions ou interprétations exprimées dans un document.

19. Modification de la politique

Cette politique peut être mise à jour lorsque surviennent des changements :

  • législatifs ;
  • techniques ;
  • éditoriaux ;
  • institutionnels ;
  • concernant les normes de conservation et d’interopérabilité ;
  • concernant les services d’identifiants persistants.

La version publiée sur le site Index Academic constitue la politique en vigueur.