Index Academic Repository urmărește să mențină o evidență academică stabilă, clară și verificabilă a materialelor depozitate.

Documentele, metadatele și relațiile dintre versiuni sunt gestionate astfel încât istoricul academic al unei lucrări să poată fi urmărit în timp, iar corecturile, actualizările sau retragerile să nu ducă la pierderea nejustificată a informațiilor bibliografice esențiale.

1. Principiul stabilității înregistrării academice

După publicarea unui material în Repository, înregistrarea sa trebuie să rămână cât mai stabilă posibil.

Această stabilitate este importantă pentru:

  • citare;
  • identificare;
  • menținerea DOI-urilor și a altor identificatori;
  • corelarea cu publicații și versiuni ulterioare;
  • verificarea istoricului documentului;
  • integritatea evidenței academice.

Prin urmare, materialele nu sunt șterse sau înlocuite arbitrar doar pentru că apare o versiune mai nouă sau pentru că autorul dorește modificări minore.

2. Conservarea materialelor

Index Academic Repository urmărește conservarea pe termen lung a:

  • fișierelor depozitate;
  • metadatelor;
  • identificatorilor;
  • informațiilor privind versiunea;
  • licențelor și drepturilor de acces;
  • relațiilor cu alte versiuni sau publicații;
  • istoricului modificărilor relevante.

În funcție de infrastructura tehnică disponibilă, Repository-ul poate utiliza:

  • copii de siguranță;
  • redundanță a fișierelor;
  • migrare către formate mai noi;
  • verificarea integrității fișierelor;
  • actualizarea URL-urilor;
  • menținerea DOI-urilor și a altor identificatori persistenți.

Conservarea pe termen lung este urmărită în limitele resurselor tehnice, juridice și instituționale disponibile.

3. Formate recomandate pentru conservare

Pentru documentele text, formatul preferat este PDF, de preferință într-o formă adecvată pentru arhivare și indexare.

Pentru alte tipuri de materiale pot fi utilizate formate standard și larg răspândite, în funcție de natura conținutului.

Repository-ul poate păstra:

  • fișierul original;
  • o copie optimizată pentru acces;
  • o copie migrată tehnic pentru conservare.

O conversie tehnică destinată conservării nu trebuie să modifice conținutul intelectual al documentului.

4. Identificarea versiunii

Pentru fiecare material trebuie indicată, pe cât posibil, versiunea depozitată.

Aceasta poate fi:

  • Preprint;
  • Accepted Author Manuscript (AAM);
  • Version of Record (VoR);
  • versiune revizuită;
  • versiune corectată;
  • altă versiune clar identificată.

Informația privind versiunea face parte din metadatele documentului.

5. Mai multe versiuni ale aceleiași lucrări

Repository-ul poate păstra mai multe versiuni ale aceleiași lucrări atunci când acest lucru este justificat.

De exemplu, pot exista:

  • un preprint;
  • un manuscris acceptat;
  • o versiune publicată;
  • o versiune corectată sau revizuită.

Aceste versiuni trebuie legate între ele prin metadate clare.

Dacă o versiune ulterioară devine cea recomandată pentru citare, acest lucru poate fi indicat explicit în înregistrare.

6. Relația dintre preprint și publicația finală

Dacă un preprint depozitat este ulterior publicat într-o revistă sau de o editură, înregistrarea preprintului poate fi actualizată cu:

  • titlul publicației finale;
  • citarea bibliografică;
  • DOI-ul Version of Record;
  • linkul către publicația originală;
  • informația că există o versiune publicată.

Preprintul nu trebuie șters doar pentru că a apărut versiunea finală.

Cele două versiuni pot rămâne distincte, cu relația dintre ele indicată clar.

7. Actualizări și versiuni noi

O versiune nouă poate fi adăugată atunci când:

  • autorul face modificări substanțiale;
  • apare o versiune acceptată;
  • apare Version of Record;
  • sunt corectate erori importante;
  • documentul este extins semnificativ;
  • apare o versiune oficială mai nouă.

Versiunea nouă trebuie identificată astfel încât să nu fie confundată cu cea anterioară.

Repository-ul urmărește să evite înlocuirea silențioasă a fișierelor atunci când modificările sunt substanțiale.

8. Corecturi minore

Erorile minore pot fi corectate fără crearea unei noi înregistrări.

Acestea pot include, de exemplu:

  • greșeli de ortografie;
  • erori de formatare;
  • corecturi ale afilierii;
  • completarea ORCID;
  • corectarea unui URL;
  • completarea sau corectarea unor metadate;
  • mici erori tipografice.

Dacă obiectul academic rămâne același, DOI-ul nu trebuie schimbat doar pentru astfel de corecturi.

9. Corecturi substanțiale

Dacă modificările afectează substanțial conținutul sau concluziile documentului, Repository-ul poate:

  • publica o versiune nouă;
  • păstra versiunea anterioară;
  • lega explicit cele două versiuni;
  • indica ce versiune este cea mai recentă;
  • publica o notă de corecție.

Scopul este păstrarea transparenței și evitarea alterării retroactive a evidenței academice.

10. Erori în publicația originală

Dacă materialul depozitat este o copie a unei lucrări publicate în altă parte, iar eroarea aparține publicației originale, corectarea formală a acelei publicații rămâne responsabilitatea editorului original.

Index Academic Repository poate:

  • actualiza metadatele;
  • adăuga un link către corecție;
  • indica existența unui erratum, corrigendum sau retraction notice;
  • actualiza relația cu versiunea publicată.

Repository-ul nu trebuie să modifice neautorizat Version of Record a unui alt editor.

11. Retragerea materialelor

Retragerea unui material din Repository este o măsură excepțională.

Ea poate fi justificată în situații precum:

  • încălcarea drepturilor de autor;
  • depunerea fără autorizație;
  • existența unor date personale sau confidențiale publicate fără drept;
  • existența unei obligații legale;
  • plagiat grav;
  • fabricarea sau falsificarea datelor;
  • fraude academice;
  • erori majore care fac documentul nesigur sau înșelător;
  • riscuri serioase pentru persoane;
  • solicitarea justificată a titularului drepturilor;
  • alte motive juridice sau etice semnificative.

12. Suspendarea temporară a accesului

Atunci când situația nu este încă clarificată, Repository-ul poate restricționa temporar accesul la fișier.

Această măsură poate fi utilizată, de exemplu, în cazul:

  • unei reclamații privind copyrightul;
  • unei dispute privind autoratul;
  • unei sesizări privind date personale;
  • unei suspiciuni de abatere academică;
  • unei cereri juridice.

În timpul verificării, metadatele pot rămâne publice dacă situația permite acest lucru.

13. Retragerea fișierului și păstrarea înregistrării

Ori de câte ori este posibil, retragerea unui document nu ar trebui să însemne ștergerea completă a urmei bibliografice.

Repository-ul poate păstra:

  • titlul;
  • autorii;
  • anul;
  • DOI-ul;
  • alte metadate esențiale;
  • o mențiune că documentul a fost retras.

Fișierul propriu-zis poate deveni inaccesibil.

Această practică ajută la menținerea integrității citărilor și a evidenței academice.

14. Notificarea privind retragerea

Atunci când un material este retras, pagina sa poate afișa o notificare precum:

Retras / Withdrawn

Notificarea poate include, atunci când este legal și adecvat:

  • data retragerii;
  • motivul general;
  • informația dacă retragerea a fost solicitată de autor, titularul drepturilor sau administrator;
  • linkuri către corecții sau publicații asociate.

Nu trebuie publicate detalii confidențiale sau acuzații neverificate.

15. Retragerea la cererea autorului

Autorul poate solicita retragerea unui material, dar cererea nu implică automat ștergerea completă.

Solicitarea este analizată ținând cont de:

  • motivul retragerii;
  • existența unui DOI;
  • existența unor citări;
  • statutul drepturilor;
  • obligațiile de conservare;
  • integritatea evidenței academice;
  • eventualele drepturi ale terților.

Motivele pur personale sau preferința autorului pentru o altă platformă nu determină automat eliminarea completă a înregistrării.

16. Materiale cu DOI

Dacă un material retras are DOI:

  • DOI-ul nu este șters;
  • DOI-ul nu este reutilizat;
  • identificatorul trebuie să rămână asociat materialului respectiv;
  • dacă este posibil, DOI-ul trebuie să rezolve către pagina de retragere.

Această regulă protejează citările existente și persistența identificatorului.

17. Materiale fără DOI

În cazul materialelor fără DOI, Repository-ul poate păstra totuși înregistrarea bibliografică și URL-ul stabil, atunci când acest lucru este justificat.

Scopul este de a evita dispariția completă a unei resurse care a fost deja citată sau utilizată.

18. Retragere versus ștergere

Repository-ul face distincție între:

Retragere – documentul nu mai este accesibil, dar înregistrarea și istoricul pot fi păstrate.

Ștergere completă – fișierul și, în anumite situații, înregistrarea sunt eliminate.

Ștergerea completă ar trebui rezervată situațiilor în care păstrarea chiar și a metadatelor ar fi ilegală, periculoasă sau incompatibilă cu obligațiile aplicabile.

19. Corecturi după retragere

Dacă problema care a determinat retragerea poate fi remediată, Repository-ul poate accepta:

  • o versiune corectată;
  • o versiune nouă;
  • o republicare;
  • o nouă înregistrare, dacă obiectul academic este substanțial diferit.

Relația cu versiunea retrasă trebuie indicată atunci când acest lucru este relevant.

20. Materiale duplicate

Dacă aceeași versiune a fost depozitată de mai multe ori din eroare, înregistrările duplicate pot fi consolidate sau eliminate.

Repository-ul trebuie să păstreze, pe cât posibil:

  • înregistrarea principală;
  • DOI-ul corect;
  • citările existente;
  • URL-ul sau redirecționarea relevantă.

Un duplicat tehnic nu este echivalent cu o nouă versiune academică.

21. Continuitatea accesului

Index Academic Repository urmărește să reducă riscul pierderii accesului prin:

  • păstrarea copiilor de siguranță;
  • actualizarea infrastructurii;
  • migrarea controlată a fișierelor;
  • păstrarea metadatelor;
  • actualizarea adreselor asociate DOI-urilor;
  • monitorizarea integrității fișierelor.

Nu poate fi garantată disponibilitatea absolut neîntreruptă, dar obiectivul este păstrarea pe termen lung a înregistrării academice.

22. Migrarea tehnică

În cazul schimbării platformei, domeniului, serverului sau formatului tehnic, Index Academic urmărește să păstreze:

  • DOI-urile;
  • identificatorii;
  • metadatele;
  • relațiile dintre versiuni;
  • istoricul retragerilor și corecturilor;
  • accesul la fișiere, acolo unde este posibil.

Migrarea tehnică nu trebuie să creeze în mod inutil noi identități bibliografice pentru aceleași obiecte.

23. Istoricul modificărilor

Pentru modificări semnificative, Repository-ul poate păstra informații despre:

  • data modificării;
  • tipul modificării;
  • versiunea anterioară;
  • versiunea actuală;
  • motivul actualizării;
  • relația dintre versiuni.

Nu este necesară afișarea publică a tuturor modificărilor tehnice minore.

24. Responsabilitatea autorului și a deponentului

Autorii și deponenții trebuie să informeze Index Academic atunci când află că:

  • un document necesită corecturi importante;
  • există o problemă de copyright;
  • a apărut o versiune publicată;
  • un DOI nou a fost atribuit publicației finale;
  • există o retragere sau corecție la publicația originală;
  • materialul conține o eroare gravă;
  • accesul ar trebui restricționat din motive juridice.

25. Responsabilitatea Index Academic Repository

Repository-ul urmărește să gestioneze conservarea, versiunile, corecturile și retragerile în mod:

  • transparent;
  • consecvent;
  • documentat;
  • proporțional cu natura problemei;
  • compatibil cu integritatea evidenței academice.

Scopul principal este păstrarea unui istoric bibliografic cât mai clar, fără menținerea accesului la materiale care nu pot fi distribuite legal sau care prezintă probleme grave de integritate.

26. Principiul general

În Index Academic Repository, corectarea unei lucrări nu trebuie să însemne ștergerea istoriei sale, iar o versiune nouă nu trebuie să facă versiunea anterioară imposibil de identificat.

Retragerea este utilizată numai atunci când există motive suficiente, iar stabilitatea, transparența și integritatea înregistrării academice au prioritate în gestionarea materialelor pe termen lung.

La final aș pune legături către:

[Politica Repository]
[Politica DOI]
[Copyright, licențe și drepturi de depozitare]
[Metadate și interoperabilitate]