Index Academic Repository permet le dépôt et l’archivage de documents académiques et scientifiques relevant d’un large éventail de disciplines. Le présent guide a pour objectif d’expliquer qui peut déposer des documents, quels types de contenus sont acceptés, quelles informations doivent être fournies et quelles conditions doivent être respectées avant l’inclusion d’un document dans le dépôt.

Le dépôt d’un document ne constitue pas une publication dans la revue Index Academic et n’implique pas une évaluation par les pairs.

Qui peut déposer des documents

Les documents peuvent être proposés pour inclusion par :

  • l’auteur du travail ;
  • l’un des coauteurs, avec l’accord des autres auteurs ;
  • le titulaire des droits d’auteur ;
  • une institution ou un représentant autorisé par l’auteur ou le titulaire des droits ;
  • toute autre personne pouvant démontrer qu’elle dispose du droit de demander le dépôt du document.

La personne qui effectue le dépôt, ci-après appelée le déposant, doit avoir le droit de mettre le document à disposition du dépôt et est responsable de l’exactitude des informations fournies.

Dans le cas des travaux comportant plusieurs auteurs, le déposant confirme que les autres auteurs connaissent et acceptent le dépôt, dans la mesure où cet accord est requis.

Documents acceptés

Index Academic Repository peut notamment accepter :

  • des articles scientifiques ;
  • des preprints ;
  • des manuscrits acceptés pour publication ;
  • des versions publiées d’articles ;
  • des communications et présentations de conférence ;
  • des chapitres de livres et autres contributions académiques ;
  • des rapports de recherche ;
  • des working papers et études ;
  • des thèses de doctorat, mémoires et autres travaux académiques ;
  • des ressources éducatives et pédagogiques à caractère académique ;
  • des monographies et autres travaux scientifiques ;
  • des jeux de données et documents supplémentaires ;
  • d’autres résultats de recherche considérés comme adaptés à l’archivage.

Les documents doivent avoir un caractère académique, scientifique, éducatif ou de recherche et contenir suffisamment d’informations pour permettre l’identification de l’auteur, de l’origine et de la nature du document.

Le dépôt se réserve le droit de refuser les documents qui ne relèvent pas de son champ, présentent des problèmes juridiques ou d’intégrité, contiennent des informations insuffisantes ou ne respectent pas les exigences techniques.

Formats de fichiers

Pour les documents textuels, le format recommandé pour le dépôt est le PDF.

Lorsque cela est possible, il est recommandé d’utiliser un PDF optimisé pour la conservation à long terme et permettant la sélection et l’indexation du texte.

Selon la nature du document, des fichiers supplémentaires peuvent également être acceptés, tels que :

  • DOCX ou ODT pour les documents modifiables ;
  • CSV, XLSX ou d’autres formats courants pour les jeux de données ;
  • PNG, JPG ou TIFF pour les images ;
  • PPTX ou PDF pour les présentations ;
  • ZIP pour les ensembles de fichiers associés à un travail.

Les fichiers doivent pouvoir être ouverts normalement, ne pas être endommagés et ne pas contenir de logiciels malveillants ni de mesures techniques empêchant l’accès légitime au contenu.

Pour le document principal, le format PDF reste privilégié.

Métadonnées obligatoires

Chaque document doit être accompagné de métadonnées suffisantes permettant son identification, sa description et sa citation.

En règle générale, les informations suivantes sont requises :

  • le titre du travail ;
  • le nom complet de l’auteur ou des auteurs ;
  • l’affiliation institutionnelle, le cas échéant ;
  • le type de document ;
  • la discipline ou le domaine académique ;
  • la langue du document ;
  • le résumé ;
  • les mots-clés ;
  • la date ou l’année du travail/de la publication ;
  • la version du document déposé ;
  • le statut des droits d’auteur et la licence applicable ;
  • les informations relatives à une publication antérieure, le cas échéant ;
  • le DOI ou d’autres identifiants existants, lorsqu’ils sont disponibles.

Pour les documents déjà publiés, la référence bibliographique de la publication originale doit également être fournie.

L’identifiant ORCID des auteurs est recommandé lorsqu’il est disponible.

Des informations supplémentaires peuvent être demandées lorsque la nature du document l’exige.

Version du document

Le déposant doit préciser la version du travail qui est téléversée.

Preprint

Un preprint est une version du manuscrit antérieure à l’évaluation formelle par les pairs et à l’acceptation par une publication.

Les preprints peuvent être déposés si les auteurs disposent des droits nécessaires et s’il n’existe aucune obligation contractuelle interdisant le dépôt.

Accepted Author Manuscript

Un Accepted Author Manuscript (AAM) est la version acceptée pour publication après le processus d’évaluation par les pairs, mais avant la mise en page et la production éditoriale finales réalisées par l’éditeur.

Dans de nombreux cas, les éditeurs autorisent l’auto-archivage de cette version, parfois après une période d’embargo.

Version of Record

La Version of Record (VoR) est la version finale officiellement publiée par la revue ou l’éditeur.

Cette version ne peut être déposée que lorsque l’auteur dispose des droits nécessaires ou lorsque la politique de l’éditeur autorise explicitement l’archivage de la version publiée.

Le simple fait d’être l’auteur d’un article ne signifie pas automatiquement que l’on peut redistribuer le PDF final fourni par l’éditeur.

Documents publiés antérieurement

Index Academic Repository peut inclure des documents déjà publiés par une revue, une maison d’édition, une conférence ou une autre institution.

Dans ce cas, les informations suivantes doivent être fournies :

  • la référence bibliographique de la publication originale ;
  • le DOI, lorsqu’il existe ;
  • le lien vers la publication originale, lorsqu’il est disponible ;
  • la version du document à déposer ;
  • les informations concernant les droits d’archivage et de réutilisation.

Le dépôt ne remplace pas la publication originale. La notice doit permettre d’identifier clairement la source dans laquelle le travail a été publié initialement.

Obligation de vérifier la politique de l’éditeur d’origine

Dans le cas d’un document déjà publié, l’auteur ou le déposant est responsable de la vérification de la politique d’auto-archivage de la revue ou de l’éditeur d’origine.

Il convient notamment de vérifier si peuvent être déposés :

  • la version preprint ;
  • l’Accepted Author Manuscript ;
  • la Version of Record ;
  • et si une période d’embargo est prévue.

Si la politique de l’éditeur n’autorise qu’une version déterminée, le dépôt ne publiera que cette version autorisée.

Si un embargo s’applique, le document pourra être rendu public après l’expiration de cette période. Jusqu’à cette date, seules les métadonnées pourront éventuellement être accessibles, selon la situation.

Lorsque les droits de dépôt ne peuvent pas être établis de manière raisonnable, le dépôt peut refuser la publication du fichier et, lorsque cela est justifié, conserver uniquement une notice bibliographique et un lien vers la publication originale.

Droit d’auteur et licences

Le déposant doit s’assurer qu’il dispose du droit d’autoriser le dépôt et la mise à disposition du document.

Pour chaque document, la licence ou le statut juridique applicable doit être indiqué.

Selon les droits existants, un document peut être disponible :

  • sous une licence Creative Commons ;
  • sous une autre licence explicite ;
  • ou sous le régime Tous droits réservés / All rights reserved, lorsque la réutilisation n’a pas été autorisée par une licence ouverte.

Le dépôt dans le Repository ne transfère pas automatiquement les droits d’auteur à Index Academic ou à MultiMedia Publishing.

Travaux disposant déjà d’un DOI

Lorsqu’un travail dispose déjà d’un DOI attribué par la publication ou l’institution d’origine, ce DOI doit être conservé et renseigné dans les métadonnées du dépôt.

Index Academic Repository n’attribue pas un second DOI à un travail du seul fait de son dépôt.

Par exemple, un article publié dans une revue puis déposé ultérieurement dans le Repository continuera à être identifié par le DOI de la publication originale.

Le Repository peut attribuer un DOI uniquement à certains documents éligibles qui ne disposent pas déjà d’un DOI, conformément à sa politique relative aux identifiants persistants.

L’attribution d’un DOI n’est pas automatique et ne résulte pas du seul fait que le document a été accepté dans le Repository.

Travaux comportant plusieurs auteurs

Dans le cas d’un travail comportant plusieurs auteurs, tous les auteurs doivent être renseignés, dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans le travail ou dans la publication originale.

Pour chaque auteur, il convient de fournir, dans la mesure du possible :

  • le nom complet ;
  • l’affiliation ;
  • l’ORCID, s’il est disponible.

L’un des auteurs ou une personne autorisée peut effectuer le dépôt au nom de l’ensemble du groupe.

En soumettant le document, le déposant confirme qu’il dispose de l’autorité nécessaire pour demander le dépôt et qu’il ne porte pas atteinte aux droits des autres coauteurs.

Toute modification ultérieure de la liste ou de l’ordre des auteurs doit être justifiée et peut nécessiter la confirmation des autres auteurs.

Documents supplémentaires et jeux de données

Lorsqu’un travail est accompagné de données, tableaux, images, annexes, code source ou autres éléments pertinents, ceux-ci peuvent être déposés sous forme de fichiers supplémentaires si :

  • ils sont directement liés au travail ;
  • le déposant dispose du droit de les diffuser ;
  • ils ne contiennent pas de données personnelles ou confidentielles qui ne peuvent pas être rendues publiques ;
  • leur format est adapté à l’archivage.

Chaque document supplémentaire doit être décrit de manière suffisamment claire pour que son lien avec le document principal soit compréhensible.

Vérification avant publication

Les documents déposés ne sont pas publiés automatiquement.

Avant leur inclusion dans le Repository, les éléments suivants peuvent être vérifiés :

  • le caractère académique du document ;
  • l’exhaustivité des métadonnées ;
  • la cohérence entre le fichier et les informations fournies ;
  • la version du document ;
  • l’existence d’un DOI ou d’autres identifiants ;
  • les droits de dépôt ;
  • la licence applicable ;
  • les éventuelles publications antérieures ;
  • les exigences techniques.

Si des clarifications ou corrections sont nécessaires, le déposant peut être contacté avant la publication.

Cette vérification est administrative et éditoriale et ne constitue pas une évaluation par les pairs.

Responsabilité du déposant

En demandant l’inclusion d’un document dans Index Academic Repository, le déposant déclare que, à sa connaissance :

  • les informations fournies sont exactes ;
  • les auteurs et contributions sont correctement identifiés ;
  • il dispose du droit de demander le dépôt du document ;
  • le dépôt ne porte pas atteinte aux droits de tiers ;
  • la version du document peut être légalement archivée ;
  • les éventuelles publications antérieures et DOI ont été déclarés ;
  • le document ne contient pas d’informations confidentielles ou de données personnelles rendues publiques sans autorisation.

Index Academic peut demander des informations supplémentaires lorsqu’il existe des incertitudes concernant les droits, l’attribution de la qualité d’auteur, la provenance ou le statut du document.

Après publication dans le Repository

Après acceptation, le document dispose de sa propre page dans le Repository, accompagnée des métadonnées bibliographiques correspondantes.

Lorsque le travail possède déjà un DOI, celui-ci est conservé et affiché. Pour certains documents sans DOI, la possibilité d’attribuer un identifiant persistant peut être examinée conformément à la politique du Repository.

Toute correction, mise à jour, substitution ou retrait ultérieur d’un document est effectué conformément aux politiques d’Index Academic Repository et au principe de préservation de l’intégrité du dossier scientifique.