Index Academic Repository permite depunerea și arhivarea materialelor academice și științifice dintr-o gamă largă de domenii. Scopul acestui ghid este de a explica cine poate depune materiale, ce tipuri de documente sunt acceptate, ce informații trebuie furnizate și ce condiții trebuie respectate înainte de includerea unui material în Repository.

Depunerea unui material nu reprezintă publicare în revista Index Academic și nu presupune evaluarea acestuia prin peer review.

Cine poate depune materiale

Materialele pot fi propuse pentru includere de către:

  • autorul lucrării;
  • unul dintre coautori, cu acordul celorlalți autori;
  • titularul drepturilor de autor;
  • o instituție sau un reprezentant autorizat de autor ori de titularul drepturilor;
  • o altă persoană care poate demonstra că are dreptul de a solicita depozitarea materialului.

Persoana care efectuează depunerea, denumită în continuare deponent, trebuie să aibă dreptul de a pune materialul la dispoziția Repository-ului și este responsabilă pentru corectitudinea informațiilor furnizate.

În cazul lucrărilor cu mai mulți autori, deponentul confirmă că ceilalți autori cunosc și acceptă depunerea, în măsura în care acest acord este necesar.

Ce materiale sunt acceptate

Index Academic Repository poate accepta, între altele:

  • articole științifice;
  • preprinturi;
  • manuscrise acceptate pentru publicare;
  • versiuni publicate ale articolelor;
  • lucrări și comunicări prezentate la conferințe;
  • capitole de carte și alte contribuții academice;
  • rapoarte de cercetare;
  • working papers și studii;
  • teze de doctorat, disertații și alte lucrări academice;
  • materiale educaționale și didactice cu caracter academic;
  • monografii sau alte lucrări științifice;
  • seturi de date și materiale suplimentare;
  • alte rezultate ale cercetării considerate adecvate pentru arhivare.

Materialele trebuie să aibă un caracter academic, științific, educațional sau de cercetare și să conțină suficiente informații pentru identificarea autorului, originii și naturii documentului.

Repository-ul își rezervă dreptul de a refuza materiale care nu se încadrează în scopul său, prezintă probleme juridice sau de integritate, conțin informații insuficiente ori nu respectă cerințele tehnice.

Elementele minime ale documentului depus

Informațiile completate în formularul de depunere nu înlocuiesc informațiile de identificare care trebuie să apară în documentul propriu-zis. Documentul principal trebuie să poată fi identificat și citat în mod independent de pagina sa din Repository.

Pentru articole, studii, working papers, preprinturi, rapoarte de cercetare și alte lucrări academice similare, documentul depus trebuie să conțină cel puțin:

  • titlul complet al lucrării;
  • numele complet al autorului sau ale autorilor;
  • afilierea instituțională a autorilor, dacă este aplicabilă;
  • adresa de e-mail a autorului corespondent, care trebuie să coincidă cu adresa de e-mail declarată în formularul de depunere;
  • conținutul propriu-zis al lucrării;
  • lista referințelor bibliografice, atunci când lucrarea utilizează sau citează alte surse.

Adresa de e-mail este inclusă pentru a permite contactarea autorului în legătură cu lucrarea, pentru solicitări de informații suplimentare, clarificări academice sau alte comunicări profesionale relevante.

Se recomandă, de asemenea, includerea următoarelor elemente, atunci când sunt adecvate tipului de material:

  • identificatorul ORCID;
  • rezumatul;
  • cuvintele-cheie;
  • data sau anul redactării lucrării;
  • informații privind versiunea documentului;
  • DOI-ul sau alți identificatori persistenți, dacă lucrarea îi deține;
  • informații privind publicația originală, în cazul materialelor publicate anterior;
  • informații privind drepturile de autor și licența aplicabilă.

Pentru lucrările cu mai mulți autori, documentul trebuie să îi identifice pe toți autorii, în ordinea asumată de aceștia sau, în cazul unei lucrări publicate anterior, în ordinea din publicația originală. Este suficientă indicarea unei singure adrese de e-mail, pentru autorul corespondent.

Pentru teze, disertații, capitole de carte, materiale didactice, prezentări, seturi de date și alte tipuri de materiale pentru care structura de mai sus nu este pe deplin aplicabilă, documentul sau fișierele asociate trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea fără echivoc a titlului, autorului sau autorilor, naturii materialului și, după caz, a instituției, proiectului ori publicației de origine.

Index Academic Repository poate solicita completarea sau corectarea documentului înainte de acceptarea acestuia dacă elementele necesare pentru identificarea, citarea, contactarea autorului sau interpretarea materialului lipsesc din fișierul depus.

Formatele de fișier

Pentru documentele text, formatul recomandat pentru depozitare este PDF.

Se recomandă, atunci când este posibil, utilizarea unui PDF optimizat pentru conservare pe termen lung și care permite selectarea și indexarea textului.

În funcție de natura materialului, pot fi acceptate și fișiere suplimentare precum:

  • DOCX sau ODT pentru documente editabile;
  • CSV, XLSX sau alte formate uzuale pentru seturi de date;
  • PNG, JPG sau TIFF pentru imagini;
  • PPTX sau PDF pentru prezentări;
  • ZIP pentru grupuri de fișiere asociate unei lucrări.

Fișierele trebuie să poată fi deschise în mod normal, să nu fie deteriorate și să nu conțină programe malițioase sau protecții tehnice care împiedică accesul legitim la conținut.

Pentru documentul principal, PDF rămâne formatul preferat.

Metadatele obligatorii

Pentru fiecare material trebuie furnizate suficiente metadate pentru identificarea, descrierea și citarea sa.

În mod normal sunt necesare:

  • titlul lucrării;
  • numele complet al autorului sau autorilor;
  • afilierea instituțională, dacă este aplicabilă;
  • tipul documentului;
  • disciplina sau domeniul academic;
  • limba documentului;
  • rezumatul;
  • cuvintele-cheie;
  • data sau anul lucrării/publicării;
  • versiunea documentului depus;
  • statutul drepturilor de autor și licența aplicabilă;
  • informațiile privind publicarea anterioară, dacă este cazul;
  • DOI-ul sau alți identificatori existenți, dacă sunt disponibili.

Pentru materialele deja publicate trebuie furnizată și citarea bibliografică a publicației originale.

Identificatorul ORCID al autorilor este recomandat ori de câte ori este disponibil.

Pot fi solicitate și informații suplimentare atunci când natura materialului impune acest lucru.

Versiunea documentului

Deponentul trebuie să precizeze ce versiune a lucrării este încărcată.

Preprint

Un preprint este versiunea manuscrisului anterioară evaluării formale prin peer review și acceptării de către o publicație.

Preprinturile pot fi depozitate dacă autorii dețin drepturile necesare și nu există obligații contractuale care să interzică acest lucru.

Accepted Author Manuscript

Accepted Author Manuscript (AAM) este versiunea acceptată pentru publicare după procesul de peer review, dar înainte de formatarea și producția editorială finală realizată de editor.

În multe cazuri, editorii permit autoarhivarea acestei versiuni, uneori după o perioadă de embargo.

Version of Record

Version of Record (VoR) este versiunea finală publicată oficial de revistă sau editură.

Această versiune poate fi depozitată numai atunci când autorul deține drepturile necesare sau politica editorului permite explicit arhivarea versiunii publicate.

Simplul fapt că autorul a scris articolul nu înseamnă automat că poate redistribui PDF-ul final furnizat de editor.

Materiale publicate anterior

Index Academic Repository poate include materiale care au fost deja publicate de o revistă, editură, conferință sau altă instituție.

În acest caz trebuie furnizate:

  • referința bibliografică a publicației originale;
  • DOI-ul, dacă există;
  • linkul către publicația originală, atunci când este disponibil;
  • versiunea documentului care urmează să fie depozitată;
  • informațiile privind drepturile de arhivare și reutilizare.

Repository-ul nu înlocuiește publicația originală. Înregistrarea trebuie să permită identificarea clară a sursei în care lucrarea a fost publicată inițial.

Obligația de verificare a politicii editorului

În cazul unui material publicat anterior, autorul sau deponentul este responsabil pentru verificarea politicii revistei sau editorului original privind autoarhivarea.

Trebuie verificat în special dacă poate fi depozitată:

  • versiunea preprint;
  • versiunea Accepted Author Manuscript;
  • Version of Record;
  • și dacă este prevăzută o perioadă de embargo.

Dacă politica editorului permite numai o anumită versiune, Repository-ul va publica numai versiunea permisă.

Dacă există un embargo, materialul poate fi făcut public după expirarea perioadei respective. Până atunci pot fi disponibile numai metadatele, în funcție de situație.

În cazul în care drepturile de depozitare nu pot fi stabilite în mod rezonabil, Repository-ul poate refuza publicarea fișierului și poate păstra, atunci când este justificat, numai o înregistrare bibliografică și un link către publicația originală.

Copyright și licențe

Deponentul trebuie să se asigure că are dreptul de a autoriza depozitarea și punerea la dispoziție a materialului.

Pentru fiecare material trebuie indicată licența sau situația juridică aplicabilă.

În funcție de drepturile existente, un document poate fi disponibil:

  • sub o licență Creative Commons;
  • sub o altă licență explicită;
  • sau în regim All rights reserved, dacă reutilizarea nu a fost autorizată printr-o licență deschisă.

Depunerea în Repository nu transferă în mod automat drepturile de autor către Index Academic sau MultiMedia Publishing.

Lucrările care au deja DOI

Dacă o lucrare are deja un DOI atribuit de publicația sau instituția originală, acel DOI trebuie păstrat și introdus în metadatele Repository-ului.

Index Academic Repository nu atribuie un al doilea DOI unei lucrări doar pentru faptul că aceasta este depozitată în Repository.

De exemplu, un articol publicat într-o revistă și depozitat ulterior în Repository va fi identificat în continuare prin DOI-ul publicației originale.

Repository-ul poate atribui DOI numai anumitor materiale eligibile care nu au deja un DOI, în conformitate cu politica sa privind identificatorii persistenți.

Atribuirea unui DOI nu este automată și nu rezultă numai din acceptarea materialului în Repository.

Lucrări cu mai mulți autori

În cazul unei lucrări cu mai mulți autori trebuie introduși toți autorii, în ordinea în care apar în lucrare sau în publicația originală.

Pentru fiecare autor trebuie furnizate, pe cât posibil:

  • numele complet;
  • afilierea;
  • ORCID, dacă este disponibil.

Unul dintre autori sau o persoană autorizată poate efectua depunerea în numele întregului grup.

Prin trimiterea materialului, deponentul confirmă că are autoritatea necesară pentru a solicita depozitarea și că nu încalcă drepturile celorlalți coautori.

Modificările ulterioare privind lista sau ordinea autorilor trebuie să fie justificate și pot necesita confirmarea celorlalți autori.

Materiale suplimentare și seturi de date

Atunci când o lucrare este însoțită de date, tabele, imagini, anexe, cod sursă sau alte materiale relevante, acestea pot fi depuse ca fișiere suplimentare dacă:

  • au legătură directă cu lucrarea;
  • deponentul deține dreptul de a le distribui;
  • nu conțin date personale sau confidențiale care nu pot fi făcute publice;
  • formatul lor este adecvat pentru arhivare.

Fiecare material suplimentar trebuie descris suficient pentru ca relația sa cu documentul principal să fie clară.

Verificarea înainte de publicare

Materialele depuse nu sunt publicate automat.

Înainte de includerea în Repository pot fi verificate:

  • caracterul academic al materialului;
  • completitudinea metadatelor;
  • coerența dintre fișier și informațiile furnizate;
  • versiunea documentului;
  • existența unui DOI sau a altor identificatori;
  • drepturile de depozitare;
  • licența;
  • eventualele publicații anterioare;
  • cerințele tehnice.

Dacă sunt necesare clarificări sau corecturi, deponentul poate fi contactat înainte de publicare.

Această verificare este una administrativă și editorială și nu constituie peer review.

Responsabilitatea deponentului

Prin solicitarea includerii unui material în Index Academic Repository, deponentul declară că, după cunoștința sa:

  • informațiile furnizate sunt corecte;
  • autorii și contribuțiile sunt identificate corect;
  • are dreptul de a solicita depozitarea materialului;
  • depunerea nu încalcă drepturile unor terți;
  • versiunea documentului poate fi legal arhivată;
  • eventualele publicații anterioare și DOI-uri au fost declarate;
  • materialul nu conține informații confidențiale sau date personale publicate fără drept.

Index Academic poate solicita informații suplimentare atunci când există neclarități privind drepturile, autoratul, proveniența sau statutul materialului.

După publicarea în Repository

După acceptare, materialul primește o pagină proprie în Repository, împreună cu metadatele bibliografice corespunzătoare.

Atunci când lucrarea are deja un DOI, acesta este păstrat și afișat. Pentru anumite materiale fără DOI poate fi evaluată posibilitatea atribuirii unui identificator persistent conform politicii Repository-ului.

Corectarea, actualizarea, înlocuirea sau retragerea ulterioară a unui material se realizează în conformitate cu politicile Index Academic Repository și cu principiul păstrării integrității evidenței academice.

[Depune un material]  [Copyright și licențe]       [Politica DOI]