Index Academic Repository utilizează metadate bibliografice structurate pentru identificarea, descrierea, descoperirea, citarea și interoperabilitatea materialelor depozitate.

Metadatele fac parte integrantă din fiecare înregistrare și sunt gestionate separat de fișierul documentului, astfel încât informațiile esențiale despre un material să poată rămâne accesibile și reutilizabile chiar atunci când accesul la fișier este restricționat sau supus unui embargo.

1. Scopul metadatelor

Metadatele sunt utilizate pentru:

  • identificarea clară a materialelor;
  • facilitarea căutării și navigării în Repository;
  • generarea informațiilor necesare citării;
  • diferențierea versiunilor unui document;
  • stabilirea legăturilor cu publicațiile originale;
  • asocierea autorilor cu identificatori precum ORCID;
  • transmiterea informațiilor către motoare de căutare și servicii academice;
  • facilitarea schimbului de date între sisteme;
  • susținerea conservării și identificării pe termen lung.

2. Metadatele furnizate

În funcție de tipul documentului și de informațiile disponibile, o înregistrare poate include:

  • titlul;
  • subtitlul;
  • numele autorului sau autorilor;
  • ORCID;
  • afilierea instituțională;
  • țara sau instituția asociată autorului;
  • rezumatul;
  • cuvintele-cheie;
  • disciplina și subdisciplina;
  • tipul documentului;
  • limba;
  • data sau anul realizării/publicării;
  • data depozitării;
  • versiunea documentului;
  • publicația originală, dacă este cazul;
  • citarea bibliografică;
  • DOI;
  • ISBN;
  • ISSN;
  • alți identificatori bibliografici sau persistenți;
  • informații privind finanțarea, unde sunt relevante;
  • licența;
  • statutul drepturilor de autor;
  • drepturile de depozitare;
  • perioada de embargo, dacă există;
  • relațiile cu alte versiuni sau materiale asociate;
  • URL-ul stabil al înregistrării.

Nu toate câmpurile sunt aplicabile fiecărui tip de material.

3. Identificarea autorilor

Index Academic încurajează utilizarea identificatorului ORCID iD pentru autori și contributori.

ORCID contribuie la diferențierea autorilor cu nume similare și la stabilirea unor legături mai precise între persoane și rezultatele lor academice.

Atunci când este disponibil și furnizat de autor, ORCID poate fi inclus în metadatele publice ale materialului.

4. Identificatori bibliografici și persistenți

Repository-ul păstrează identificatorii existenți ai materialelor ori de câte ori aceștia sunt disponibili.

Aceștia pot include:

  • DOI;
  • ISBN;
  • ISSN;
  • ORCID pentru autori;
  • alți identificatori relevanți.

Un material publicat anterior care are deja DOI își păstrează DOI-ul original.

Pentru anumite materiale eligibile fără DOI, poate fi atribuit un DOI în conformitate cu Politica DOI a Index Academic Repository.

5. Relațiile dintre versiuni

Atunci când există mai multe versiuni ale aceleiași lucrări, metadatele trebuie să permită identificarea relațiilor dintre acestea.

Pot fi indicate, de exemplu:

  • Preprint;
  • Accepted Author Manuscript;
  • Version of Record;
  • versiune revizuită;
  • versiune corectată;
  • publicație ulterioară.

Atunci când un preprint sau un manuscris depozitat este ulterior publicat formal, înregistrarea Repository-ului poate fi actualizată cu citarea și DOI-ul publicației finale.

6. Expunerea metadatelor

Metadatele publice ale Repository-ului sunt destinate să poată fi descoperite și prelucrate de servicii externe, în limitele infrastructurii tehnice disponibile.

Acestea pot fi expuse către:

  • motoare de căutare generale;
  • motoare de căutare academice;
  • servicii de indexare;
  • agregatoare de metadate;
  • cataloage de bibliotecă;
  • servicii bibliografice;
  • infrastructuri pentru identificatori persistenți;
  • alte platforme academice și de cercetare.

Index Academic urmărește utilizarea unor structuri de metadate compatibile cu practicile curente de descoperire și schimb de informații academice.

7. Interoperabilitate

Index Academic Repository urmărește ca metadatele să poată fi utilizate și interpretate de alte sisteme academice.

În funcție de dezvoltarea tehnică a platformei, interoperabilitatea poate include:

  • metadate structurate în paginile web;
  • formate standardizate pentru descriere bibliografică;
  • exporturi de citări;
  • identificatori persistenți;
  • legături între versiuni și publicații;
  • integrarea cu servicii externe;
  • protocoale sau interfețe pentru recoltarea metadatelor.

Implementarea unor servicii sau protocoale specifice poate evolua pe măsură ce infrastructura Repository-ului este extinsă.

8. Reutilizarea metadatelor

Metadatele bibliografice publice sunt destinate unei reutilizări cât mai largi în scopuri precum:

  • indexarea;
  • catalogarea;
  • citarea;
  • cercetarea;
  • analiza bibliometrică;
  • agregarea;
  • descoperirea academică;
  • crearea de legături între resurse.

Reutilizarea metadatelor nu modifică drepturile de autor sau licența documentului propriu-zis.

Licența unui document și regimul de reutilizare a metadatelor sale sunt elemente distincte.

9. Metadate și materiale cu acces restricționat

În cazul în care accesul la un fișier este restricționat din motive de copyright, embargo sau alte condiții juridice, metadatele bibliografice pot rămâne publice atunci când acest lucru este permis.

În acest fel, existența materialului poate fi identificată, citată și descoperită chiar înainte ca accesul integral la document să devină disponibil.

10. Calitatea metadatelor

Index Academic urmărește menținerea unor metadate:

  • corecte;
  • complete;
  • consecvente;
  • actualizate;
  • verificabile;
  • compatibile cu documentul descris.

Administratorii Repository-ului pot corecta erori evidente de ortografie, formatare, normalizare sau structurare.

Pentru modificări importante privind autoratul, titlul, publicația originală, versiunea sau identificatorii unui material pot fi solicitate informații sau confirmări suplimentare.

11. Actualizarea metadatelor

Metadatele pot fi actualizate atunci când:

  • se corectează o eroare;
  • devine disponibil un ORCID;
  • este atribuit sau identificat un DOI;
  • apare o versiune publicată;
  • se încheie o perioadă de embargo;
  • se modifică URL-ul de destinație;
  • devin disponibile informații bibliografice suplimentare;
  • este necesară clarificarea relației dintre versiuni.

Actualizarea metadatelor nu presupune, în mod normal, crearea unei noi înregistrări dacă obiectul academic rămâne același.

12. Metadatele și conservarea pe termen lung

Metadatele sunt păstrate împreună cu informațiile necesare identificării materialului, astfel încât înregistrarea academică să poată rămâne inteligibilă și după modificări ale infrastructurii tehnice.

În cazul mutării unei pagini sau al migrării platformei, Index Academic urmărește menținerea identificatorilor persistenți și actualizarea legăturilor corespunzătoare.

13. Principiul general

Index Academic Repository consideră metadatele o componentă esențială a infrastructurii academice.

Scopul lor nu este doar descrierea documentelor în interiorul site-ului, ci și facilitarea descoperirii, citării, interoperabilității, indexării și reutilizării informațiilor bibliografice în ecosistemul academic digital.

[Ghid pentru depunerea materialelor]
[Politica Repository]
[Politica DOI]