1. Introducere

Index Academic respectă confidențialitatea utilizatorilor și protecția datelor cu caracter personal.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și, după caz, divulgate datele cu caracter personal în legătură cu:

  • site-ul Index Academic;
  • revista Index Academic și platforma editorială OJS;
  • Index Academic Repository;
  • formularele de depunere, contact și candidatură;
  • comunicările editoriale și administrative;
  • celelalte servicii asociate platformei.

Platforma este administrată de MultiMedia Publishing, București, România.

Prelucrarea datelor este realizată în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, inclusiv, acolo unde este aplicabil, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

2. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin platforma Index Academic este:

MultiMedia Publishing
București, România
E-mail: contact@indexacademic.ro

Pentru solicitările privind protecția datelor poate fi utilizată și pagina oficială de contact a Index Academic.

3. Ce date putem colecta

În funcție de serviciile utilizate, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

  • nume și prenume;
  • adresă de e-mail;
  • afiliere instituțională;
  • țară;
  • funcție sau calitate academică;
  • ORCID;
  • alte identificatoare academice furnizate voluntar.

Date privind conturile

Atunci când este creat un cont în platformă, pot fi prelucrate:

  • numele de utilizator;
  • adresa de e-mail;
  • rolurile atribuite;
  • preferințele de limbă;
  • istoricul relevant al activităților editoriale;
  • informații tehnice privind autentificarea și securitatea.

Parolele sunt gestionate tehnic de sistem și nu sunt disponibile administratorilor în formă lizibilă.

4. Date prelucrate în cadrul revistei Index Academic

Pentru autori și contributori pot fi prelucrate:

  • nume;
  • afiliere;
  • adresă de e-mail;
  • ORCID;
  • biografie academică, dacă este furnizată;
  • manuscrise;
  • fișiere suplimentare;
  • metadate bibliografice;
  • declarații privind conflictele de interese;
  • informații privind finanțarea;
  • informații privind aprobările etice;
  • corespondența editorială;
  • istoricul reviziilor și deciziilor editoriale.

Pentru evaluatori pot fi prelucrate:

  • nume;
  • adresă de e-mail;
  • afiliere;
  • ORCID;
  • domenii de expertiză;
  • interese de evaluare;
  • invitații și răspunsuri;
  • rapoarte de evaluare;
  • recomandări editoriale;
  • informații privind conflictele de interese.

În sistemul de double-anonymous peer review, Index Academic urmărește să protejeze identitatea autorilor și evaluatorilor în conformitate cu politica editorială aplicabilă.

5. Date prelucrate pentru Index Academic Repository

Pentru solicitările de depozitare putem prelucra:

  • numele deponentului;
  • adresa de e-mail;
  • afilierea;
  • ORCID;
  • calitatea în care este efectuată depunerea;
  • numele și informațiile bibliografice ale autorilor;
  • fișierele încărcate;
  • titlul, rezumatul și cuvintele-cheie;
  • disciplina;
  • tipul documentului;
  • limba;
  • informațiile privind publicarea anterioară;
  • DOI, ISBN, ISSN și alți identificatori;
  • informațiile privind drepturile de autor;
  • licența;
  • informațiile privind dreptul de depozitare;
  • informații privind embargo-ul;
  • comunicările cu administratorii Repository-ului.

Unele dintre aceste informații devin publice dacă materialul este acceptat în Repository.

6. Date bibliografice publice

Prin natura unei publicații academice și a unui Repository, anumite informații trebuie să fie publice.

Acestea pot include:

  • numele autorilor;
  • afilierea;
  • ORCID;
  • titlul lucrării;
  • rezumatul;
  • cuvintele-cheie;
  • data publicării;
  • tipul documentului;
  • disciplina;
  • limba;
  • DOI;
  • ISBN;
  • ISSN;
  • licența;
  • publicația originală;
  • alte informații bibliografice.

Aceste date pot fi indexate și redistribuite prin servicii academice, motoare de căutare, biblioteci și agregatoare.

Publicarea lor urmărește identificarea, citarea, descoperirea și conservarea rezultatelor academice.

7. Formulare și corespondență

Atunci când un utilizator completează un formular sau contactează Index Academic, putem prelucra:

  • numele;
  • adresa de e-mail;
  • instituția;
  • conținutul mesajului;
  • fișierele transmise;
  • data și ora comunicării;
  • istoricul corespondenței.

Aceste date sunt utilizate pentru soluționarea solicitării și păstrarea unei evidențe administrative adecvate.

8. Date tehnice

În timpul utilizării platformei pot fi colectate automat anumite informații tehnice, cum ar fi:

  • adresa IP;
  • tipul browserului;
  • tipul dispozitivului;
  • sistemul de operare;
  • paginile accesate;
  • data și ora accesului;
  • fișiere jurnal ale serverului;
  • informații privind erorile și securitatea.

Aceste date pot fi utilizate pentru:

  • securitatea platformei;
  • prevenirea abuzurilor;
  • diagnosticarea problemelor tehnice;
  • funcționarea serviciilor;
  • analiza agregată a utilizării.

9. Cookie-uri

Platforma poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare.

Unele cookie-uri sunt strict necesare pentru:

  • autentificare;
  • securitate;
  • funcționarea WordPress;
  • funcționarea OJS;
  • păstrarea preferințelor utilizatorului.

Alte cookie-uri pot fi utilizate pentru statistică sau alte funcții, în măsura permisă de lege și în conformitate cu opțiunile utilizatorului.

Informații suplimentare sunt disponibile în Politica privind cookie-urile.

10. Scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru:

  • administrarea conturilor;
  • primirea și gestionarea manuscriselor;
  • organizarea procesului de peer review;
  • comunicarea cu autori, evaluatori și editori;
  • publicarea articolelor;
  • gestionarea Repository-ului;
  • verificarea solicitărilor de depozitare;
  • publicarea metadatelor;
  • înregistrarea și menținerea DOI-urilor;
  • administrarea drepturilor și licențelor;
  • gestionarea candidaturilor pentru roluri editoriale;
  • răspunsul la solicitări;
  • prevenirea fraudelor și abuzurilor;
  • securitatea platformei;
  • conservarea evidenței academice;
  • respectarea obligațiilor juridice;
  • îmbunătățirea funcționării serviciilor.

11. Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de context, datele pot fi prelucrate în baza:

  • executării unui serviciu solicitat de utilizator sau a demersurilor necesare înaintea furnizării acestuia;
  • interesului legitim de a administra o platformă academică, de a menține securitatea, integritatea editorială și evidența științifică;
  • îndeplinirii unor obligații legale;
  • consimțământului, atunci când acesta este necesar;
  • altui temei legal aplicabil situației respective.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras pentru viitor, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

12. Furnizarea obligatorie sau opțională a datelor

Unele date sunt necesare pentru furnizarea serviciului solicitat.

De exemplu:

  • o adresă de e-mail este necesară pentru comunicarea editorială;
  • numele autorilor este necesar pentru publicarea și citarea unei lucrări;
  • anumite metadate sunt necesare pentru înregistrarea DOI;
  • informațiile privind drepturile pot fi necesare pentru acceptarea unui material în Repository.

Dacă informațiile obligatorii nu sunt furnizate, este posibil ca solicitarea respectivă să nu poată fi procesată.

Alte informații sunt opționale și sunt marcate ca atare.

13. Cine poate avea acces la date

Accesul la date este limitat, în funcție de necesitate, la:

  • administratorii platformei;
  • editorii revistei;
  • personalul editorial autorizat;
  • evaluatori, în limitele necesare procesului de peer review;
  • furnizori tehnici autorizați;
  • alte persoane care au nevoie legitimă de acces pentru furnizarea serviciilor.

Datele nu sunt vândute unor terți în scopuri publicitare.

14. Furnizori și servicii externe

Pentru funcționarea platformei pot fi utilizate servicii externe, inclusiv pentru:

  • găzduire web;
  • e-mail;
  • securitate;
  • backup;
  • DOI;
  • ORCID;
  • analiză a traficului;
  • servicii anti-spam;
  • alte servicii tehnice.

Atunci când aceste servicii procesează date personale, accesul trebuie să fie limitat la ceea ce este necesar pentru furnizarea serviciului respectiv.

15. DOI și servicii academice

Pentru înregistrarea și administrarea DOI-urilor, anumite metadate bibliografice pot fi transmise către infrastructura DOI și către servicii precum Crossref.

Aceste informații pot include:

  • numele autorilor;
  • titlul;
  • ORCID;
  • data;
  • publicația;
  • DOI;
  • URL;
  • alte metadate academice.

Prin natura sistemului DOI, aceste metadate sunt destinate să fie publice și reutilizabile pentru identificare și citare academică.

16. Indexare și agregare academică

Metadatele publice pot fi accesate, colectate sau indexate de:

  • motoare de căutare;
  • Google Scholar și alte servicii academice;
  • OpenAlex;
  • biblioteci;
  • cataloage;
  • baze de date;
  • agregatoare;
  • servicii bibliometrice;
  • alte infrastructuri de cercetare.

Index Academic nu poate controla toate reutilizările ulterioare ale informațiilor care au fost făcute publice în mod legitim ca parte a evidenței academice.

17. Transferuri internaționale

Unii furnizori de servicii sau infrastructuri academice pot procesa date în afara României sau a Spațiului Economic European.

Atunci când legislația impune acest lucru, sunt utilizate mecanisme juridice adecvate pentru transferurile internaționale de date.

Metadatele academice publice pot fi accesate la nivel global prin natura serviciilor de publicare, DOI, indexare și descoperire academică.

18. Perioada de păstrare

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care există motive juridice, academice sau de arhivare pentru o perioadă mai lungă.

Perioada poate varia în funcție de tipul datelor.

De exemplu:

  • datele administrative pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru gestionarea serviciului;
  • corespondența poate fi păstrată pentru documentarea proceselor editoriale;
  • jurnalele tehnice pot fi păstrate pentru o perioadă limitată;
  • datele privind articolele publicate pot fi păstrate pe termen lung;
  • metadatele Repository-ului pot fi păstrate pentru conservarea evidenței academice;
  • DOI-urile și metadatele asociate sunt, prin natura lor, destinate persistenței.

19. Evidența academică și dreptul la ștergere

Dreptul la ștergerea datelor nu este absolut.

În cazul publicațiilor academice, unele date pot trebui păstrate pentru:

  • integritatea evidenței științifice;
  • identificarea autorilor;
  • menținerea citărilor;
  • menținerea DOI-urilor;
  • documentarea procesului editorial;
  • prevenirea fraudelor;
  • îndeplinirea unor obligații juridice.

De exemplu, eliminarea unui cont nu înseamnă automat ștergerea numelui unui autor dintr-un articol publicat în mod legitim.

Solicitările sunt analizate în funcție de circumstanțele concrete și de legislația aplicabilă.

20. Datele evaluatorilor

Identitatea evaluatorilor este tratată în conformitate cu politica de double-anonymous peer review.

Rapoartele de evaluare și corespondența asociată pot fi păstrate pentru:

  • documentarea procesului editorial;
  • soluționarea contestațiilor;
  • verificarea integrității editoriale;
  • prevenirea abuzurilor;
  • menținerea evidenței revistei.

Identitatea evaluatorilor nu este publicată autorilor sau publicului, cu excepția situațiilor în care există un temei și o procedură explicită care permit acest lucru.

21. Datele minorilor

Serviciile Index Academic sunt destinate în principal autorilor, cercetătorilor, cadrelor universitare și altor utilizatori ai mediului academic.

Index Academic nu urmărește colectarea deliberată a datelor personale ale copiilor care nu pot furniza în mod legal datele respective.

Dacă sunt identificate date transmise necorespunzător de un minor, acestea pot fi analizate și, dacă este cazul, eliminate sau restricționate.

22. Date sensibile

Index Academic nu solicită în mod obișnuit utilizatorilor să furnizeze categorii speciale de date cu caracter personal.

Autorii și deponenții trebuie să evite includerea inutilă în formulare, manuscrise, fișiere sau materiale suplimentare a unor date sensibile sau confidențiale referitoare la persoane identificabile.

În cercetările care implică participanți umani, autorii sunt responsabili pentru respectarea cerințelor etice și juridice aplicabile.

23. Securitatea datelor

Index Academic utilizează măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

  • accesului neautorizat;
  • pierderii;
  • modificării;
  • divulgării neautorizate;
  • distrugerii;
  • utilizării abuzive.

Aceste măsuri pot include:

  • controlul accesului;
  • autentificarea;
  • actualizarea software-ului;
  • copii de siguranță;
  • instrumente de securitate;
  • limitarea accesului administrativ;
  • monitorizarea incidentelor tehnice.

Niciun sistem conectat la internet nu poate garanta securitatea absolută.

24. Încălcări ale securității datelor

În cazul unui incident de securitate care implică date cu caracter personal, situația este analizată pentru a determina riscurile și măsurile necesare.

Dacă legislația aplicabilă impune notificarea autorității de supraveghere sau a persoanelor afectate, aceasta va fi realizată în conformitate cu obligațiile legale aplicabile.

25. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, persoanele pot avea dreptul:

  • de acces la propriile date;
  • la rectificarea datelor incorecte;
  • la completarea datelor incomplete;
  • la ștergerea datelor;
  • la restricționarea prelucrării;
  • la opoziție față de anumite prelucrări;
  • la portabilitatea datelor, acolo unde este aplicabilă;
  • la retragerea consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
  • de a depune o plângere la autoritatea competentă de protecție a datelor.

Aceste drepturi pot fi supuse unor limitări legale, inclusiv atunci când păstrarea anumitor informații este necesară pentru integritatea evidenței academice sau pentru îndeplinirea unei obligații legale.

26. Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor privind datele personale, utilizatorii pot contacta Index Academic prin datele oficiale de contact.

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei și a datelor la care se referă.

Pentru protejarea datelor, poate fi necesară verificarea identității solicitantului înainte de soluționarea cererii.

27. Plângeri

Persoanele care consideră că datele lor au fost prelucrate contrar legislației aplicabile pot contacta mai întâi Index Academic pentru clarificarea situației.

De asemenea, acestea au dreptul de a se adresa autorității competente de supraveghere a protecției datelor.

În România, autoritatea competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

28. Decizii automatizate

Index Academic nu utilizează, în mod obișnuit, procese exclusiv automatizate pentru luarea unor decizii editoriale cu efect semnificativ asupra autorilor.

Deciziile privind:

  • acceptarea sau respingerea unui manuscris;
  • acceptarea unui material în Repository;
  • retragerea unui material;
  • soluționarea unor probleme de integritate,

sunt supuse intervenției umane.

Instrumentele tehnice sau AI pot fi utilizate ca suport, dar nu înlocuiesc responsabilitatea editorială sau administrativă.

29. Linkuri către alte site-uri

Index Academic poate include linkuri către site-uri și servicii externe.

Prezenta Politică de confidențialitate nu reglementează modul în care terții respectivi prelucrează datele.

Utilizatorii trebuie să consulte politicile de confidențialitate ale serviciilor externe pe care le accesează.

30. Modificarea Politicii de confidențialitate

Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta:

  • modificări legislative;
  • modificări tehnice;
  • servicii noi;
  • modificări ale proceselor editoriale;
  • dezvoltarea Repository-ului;
  • schimbări privind furnizorii sau infrastructura.

Versiunea publicată pe site reprezintă politica în vigoare.

Pentru modificări semnificative poate fi indicată data actualizării și, atunci când este necesar, pot fi furnizate informații suplimentare utilizatorilor.

31. Contact

Pentru întrebări privind confidențialitatea, protecția datelor sau exercitarea drepturilor, utilizatorii pot contacta:

MultiMedia Publishing / Index Academic
București, România
E-mail: contact@indexacademic.ro

Ultima actualizare: 16 septembrie 2026